Hvað er Tímon?

Tímon er viðveruskráningarkerfi sem félagsfólk NPA miðstöðvarinnar notar til að halda utan um og skrá vinnustundir aðstoðarfólks og skipuleggja vaktir. Kerfið býður uppá nokkra möguleika þegar kemur að því að skrá vinnustundir aðstoðarfólks.

Orðskýringar

Hvernig skrái ég mig inn í Tímon?

Farðu inn á vefslóðina npa.timon.is í vafranum þínum.

Þarna slærð þú inn kennitöluna þína og lykilorð og smellir svo á innskráning.

Ef þú hefur ekki fengið lykilorð eða manst ekki lykilorðið þitt smelltu þá á „Sækja lykilorð“. Þá ættir þú að fá sendan hlekk í tölvupósti með upplýsingum um hvernig þú breytir um lykilorð.

Ef ekkert virkar, hafðu þá samband við ráðgjafa þinn hjá NPA miðstöðinni.

Aðstoðarfólkið þitt tilheyrir þínum hópi. Ef þú smellir á nafnið þitt undir „Hóparnir þínir“ ættir þú að fá yfirlit yfir aðstoðarfólkið sem er skráð hjá þér. Þú getur einnig smellt á „Starfsfólk“ efst í verkfærastikunni (rauða svæðið efst) til þess fá yfirsýn yfir aðstoðarfólkið þitt. Athugaðu að þú gætir þurft að fara fyrst inn í „Hópinn“ þinn og velja tiltekinn starfsmann til þess að geta svo séð allt starfsfólkið í þessum glugga, en þetta er ákveðinn galli í kerfinu sem við höfum bent á.

Ef þú sérð ekki tiltekna aðstoðarmanneskju inni í aðstoðarfólkshópi þínum þá verður þú að senda inn upplýsingar um nýja aðstoðarmanneskju til ráðgjafa þíns og ráðgjafi þinn færir nýju aðstoðarmanneskjuna inn í kerfið.

Með því að smella á nafn aðstoðarmanneskju opnar þú tímaskráningarhaminn fyrir viðkomandi starfsmann þar sem þú getur skráð tímana sem viðkomandi starfsmaður hefur unnið á völdu tímabili.

Almennt á viðeigandi launatímabil að vera skráð sjálfkrafa, en ef ekki geturðu valið tímabilið efst. Launatímabil hefjast alltaf á 21. degi hvers mánaðar og lýkur þann 20. næsta mánaðar.

Hér hefurðu val um að smella á „Ný innstimplun“ (klukkutáknið) ofarlega á síðunni hægra megin eða við viðeigandi dagsetningu í töflunni undir „skrá.“

Þá færðu upp valmöguleika. Veldu viðeigandi dagsetningu/ar og tíma.

Veldu þá tegund (færslutegund) sem þú vilt nota. Ef þú ert að skrá venjulega tíma velur þú „TI – Tímaskráning“ en ef þú ert að skrá vakt með hvíldarvakt verður þú að velja „VK Vakt“ undir tegund. Þetta er svo að hvíldarvaktin skráist rétt. Athugaðu að þú verður einnig að hafa stillt sérstaka reiknireglu fyrir hvíldarvaktir. Spurðu ráðgjafa þinn út í það hvernig þú skráir reiknireglu fyrir hvíldarvaktir.

Þú þarft ekki að velja neitt undir „Verkefni“ eða „Verkþáttur“. Hópurinn ætti að vera þinn hópur, eða nafnið þitt. Ef þú ert að skrá stimplun sem nær aðeins yfir einn dag (eina mætingu) máttu nú smella á Vista.

Hægt er að skrá inn vaktir sem ná yfir tvo eða fleiri daga með því að velja viðeigandi dagsetningar hvenær vakt hefst og hvenær henni lýkur.

Hvernig bý ég til vaktaplan í Tímon?

Að útbúa vaktaplan er auðvelt og þægilegt í Tímon. Hér er hlekkur inn á hjálplegt myndband um það hvernig vaktir eru búnar til og hvernig vaktir eru færðar á starfsfólk: https://www.youtube.com/watch?v=rhlIoiECEPc

Veldu „Vaktaplan“ í rauðu verkfærastikunni og þá opnast þessi gluggi.

‍

Hér velurðu nafnið þitt í fellilistanum „Hópar“ og þá ættir þú að fá yfirsýn yfir aðstoðarfólkið þitt í töflunni að neðan.

Gættu þess að velja rétt launatímabil, og hafa launatímabil valið þegar þú byrjar, en þú getur líka valið skemmra tímabil.

Fyrsta skrefið er að búa til vakt. Til þess að búa til vakt smellir þú á græna hnappinn „Búa til nýja vakt“ vinstra megin á skjánum. Þá færðu upp þessa valmynd:

Hér getur þú gefið vaktinni heiti, t.d. morgunvakt, sólarhringsvakt eða eitthvað slíkt. Svo velur þú hvenær vaktin hefst og hvenær henni lýkur með því að velja viðeigandi tímasetningar í „Frá“ og „Til“. Óþarfi er að velja staðsetningu.

Við mælum með því að útbúa vaktir sem ná yfir miðnætti í tvennu lagi, þ.e. vakt sem nær til 23:59 og svo aðra vakt sem hefst kl. 00:00. Upp hafa komið vandamál ef vaktir eru skráðar í heilu lagi. Tengja má vaktirnar svo saman með „Vaktarúllu.“

Svo getur þú gefið vaktinni lit til þess að auðkenna hana frá öðrum vöktum. Ef þú ert til dæmis þrjár tegundir af vöktum, s.s. dagvaktir, kvöldvaktir og helgarvaktir, þá getur þú gefið þeim ólíka liti til þess að geta auðveldlega séð og raðað þeim upp á starfsfólk þegar þú skipuleggur vaktir.

Athugaðu að afar mikilvægt er að haka í „Forsnið falið frá öðrum notendum“. Ef það er ekki gert birtist vaktin einnig hjá öðrum verkstjórnendum. Þess vegna er einnig rétt að merkja vaktir með skammstöfuninni þinni á undan heiti vaktarinnar, t.d. „HJ – Dagvakt“.

Síðan velur þú vista og þá ætti vaktin að birtast vinstra megin undir „Vaktir“.

Þegar þú hefur útbúið nokkrar vaktir getur þú dregið vaktirnar inn á vaktaplanið og þá birtist vaktin eins og spjald á vaktaplaninu hjá viðkomandi starfsmanni.

Næst getur þú útbúið svokallaða „Vaktarúllu“, en vaktarúlla eru nokkrar vaktir skipulagðar yfir lengra tímabil.

Þú getur búið til vaktarúllu fyrir nokkra daga eða nokkrar vikur.

Til þess að útbúa vaktarúllu smellir þú á „Búa til nýja“ undir „Vaktarúlla“ vinstra megin. Þá opnast nýr gluggi:

Hér geturðu gefið vaktarúllunni heiti. Svo velur þú hversu löng vaktarúllan á að vera með því að velja annað hvort „Vikur“ eða „Dagar“ og smella á + eða – í reitnum við hliðina.

Þá opnast spjöld fyrir neðan vaktirnar sem þú hefur útbúið þangað sem þú getur dregið vaktir inn á. Þetta er heppilegt ef þú vilt tryggja að aðstoðarfólk fái alltaf sömu vaktirnar sem rúlla þægilega áfram og með þessu móti getur þú einnig auðveldlega stillt af rétt starfshlutfall hjá þínu aðstoðarfólki.

Þegar þú hefur útbúið rúllu getur þú fært rúlluna í heildsinni yfir á viðeigandi aðstoðarfólk, rétt eins og með stakar vaktir. Þú getur einnig eytt rúllum og vöktum með því að hægri smella á rúlluna og velja „Eyða“.

Með því að skipuleggja vaktarúllur fram í tímann sem geta endurtekið sig áfram og áfram er einnig auðvelt að senda viðveruskráningar aðstoðarfólks inn í launabókhaldið, enda færast tímar úr vaktaplaninu sjálfkrafa inn í viðveruskráninguna og það eina sem þú þarft að gera er að yfirfara að allt sé rétt og breyta ef aðstoðarfólk skipti vöktum eða veikindi áttu sér stað.

Þegar þú hefur útbúið nokkrar vaktarúllur gæti vaktaplanið þitt litið einhvern veginn svona út:

Þú getur auðveldlega fært vaktir og vaktarúllur til með músinni og breytt með því að hægri smella á vaktirnar inni í vaktaplaninu eða með því að smella á vaktirnar sjálfar vinstra megin.

Þegar þú ert búin/n/ð að útbúa vaktaplanið smellir þú á „Birta“ vinstra megin ofarlega á síðunni og þá verður vaktaplanið sýnilegt öllu aðstoðarfólkinu þínu.

Hvernig breyti ég stimplun eða viðveruskráningu?

Þegar tími hefur verið skráður á aðstoðarmann getur þú farið aftur í yfirlit yfir tímana með því að velja „Tímar“ og velja viðeigandi starfsmann undir fellilistanum „Skoða starfsmann“.

Þar getur þú valið stimplunina með því að smella á hana (tímann):

Þá opnast svona gluggi:

Þarna er hægt að breyta öllu sem tengist stimpluninni, svo sem dagsetningu, tíma inn- og útstimplunar, tegund stimplunar, verkefni, verkþætti, hópi og athugasemd á stimplun.

Hér er líka hægt að skoða stimplanasögu, nýskrá teljara og skipta stimplun upp.

Smellt er á kassann í samþykktadálki stimplunar til að samþykkja og smellt á „Samþykkja merkt“, fyrir neðan tímaskráningaryfirlitið ef ákveðnar stimplanir hafa verið valdar, annars smellt á „Samþykkja allt“.

Athugaðu að mjög mikilvægt er að samþykkja allar skráningar, því ósamþykktar skráningar eða stimplanir skila sér ekki í launakerfið og aðstoðarfólk fær því ekki greitt fyrir ósamþykktar stimplanir. Þú verður því að samþykkja allar skráningar.

Get ég notað bæði vaktaplanið og stimpilklukku á sama tíma í Tímon?

Já! Þú getur auðveldlega útbúið vaktaplan án þess að tímar úr vaktaplaninu fari sjálfkrafa inn í tímaskráninguna. Þannig getur þú útbúið vaktaplan en tímarnir úr vaktaplaninu fara ekki inn í viðveruskráninguna sem „unnin vinna“ heldur aðeins þeir tímar sem skráðir eru úr stimpilklukkunni eða handvirkt af verkstjórnanda. Þannig getur þú haft betri aga á því hvenær aðstoðarfólkið þitt mætir til vinnu og hvenær það hættir.

Til þess að nota vaktaplanið og stimpilklukku þarf að velja hvern aðstoðarmann og velja „Starfsmannaupplýsingar.“

Þá færðu upp glugga þar sem þú getur gert ýmsar breytingar á viðkomandi starfsmanni og meðal annars séð hvaða reiknireglur gilda um viðkomandi starfsmann. Til þess að skoða reiknireglu velur þú blýantinn sem er fyrir aftan reikniregluna sem gildir um viðkomandi starfsmann, yfirleitt „timakaup“.

Þá færðu upp annan glugga sem gefur þér nokkra kosti til þess að breyta reiknireglunni fyrir tiltekinn starfsmann.

Ef þú vilt að tímar sem skráðir eru á viðkomandi starfsmann fari beint úr vaktaplani yfir í tímaskráninguna hakar þú í „Innstimplun skv. vaktaplani.“ Ef þú vilt að skrá inn tímana handvirkt eða láta stimpilklukkuna ráða tekur þú hakið af.

Þegar þú hefur valið smellir þú á „Vista“ og svo aftur „Vista“ í næsta glugga. Þú endurtekur svo leikinn fyrir allt það aðstoðarfólk sem þú vilt að þetta gildi um. Eins og þú sérð getur þú valið að einhverjir starfsmenn noti stimpilklukku en tímar hjá öðrum fara sjálfkrafa inn í tímaskráninguna.

Hvernig sé ég hversu mikið hver starfsmaður hefur unnið?

Það eru nokkrar leiðir til þess að sjá heildarfjölda tíma sem aðstoðarfólk hefur unnið eða sem aðstoðarfólk er með skráð á sig samkvæmt vaktaplani.

Þegar þú ert að skipuleggja vaktir fram í tímann er auðvelt að sjá hversu margar vinnustundir þú hefur skipulagt á tiltekið aðstoðarfólk með því að velja tannhjólið í vaktaplaninu og velja

Þá færðu upp ýmsar stillingar sem ættu sjálfkrafa að vera afstilltar. Þú getur nú valið að sýna fjölda vinnustunda á vöktum með því að smella á „Af“ í „Vaktir (vk)“ og þá breytist hnappurinn í „Á.“

Þá bætist við reitur fyrir framan nafnið á hverri aðstoðarmanneskju, merktur „Vk,“ með fjölda vinnustunda hjá hverri aðstoðarmanneskju á launatímabilinu. Með þessu móti getur þú auðveldlega séð og stillt vaktir af til þess að tryggja að aðstoðarfólkið þitt sé að fá réttan fjölda af vinnustundum á hverju launatímabili miðað við starfshlutfall þess.

Þú getur einnig skoðað fengið fram upplýsingar um skráða tíma í viðveruskjali með því að fara í „Skýrslur“ í verkfærastikunni og velja þar undir „Skýrslur“.

Þá færðu sjálfkrafa upp mælaborð og ýmsa valmöguleika. Meðal annars getur þú skoðað þróun veikinda, fengið yfirlit yfir allar stimplanir yfir ákveðið tímabil eða fyrir tiltekinn starfsmann, skoðað hversu marga yfirvinnutíma þú hefur greitt fyrir eða fjölda tíma á tilteknu álagi svo dæmi séu tekin.

Til þess að sjá fjölda tíma hjá tilteknu aðstoðarfólki velur þú „Teljarar“ undir „Mannauður.“ Athugaðu að þú verður að hafa nafnið þitt valið í „Hópur“ fellistikunni svo að aðstoðarfólkið þitt komi upp. Svo undir „Teljari“ getur þú valið hvað teljarinn á að telja. Til þess að sjá yfirlit yfir alla unna tíma velur þú til dæmis „DV“ sem merkir dagvinna. Undir það falla allar tímar sem eru unnir á dagvinnugrunni. Þá smellir þú á sækja og þá færðu yfirlitið yfir valið tímabil og samtöluna neðst.

Athugaðu að tímar á hvíldarvöktum koma ekki inn í þessum teljara og því þarf einnig að haka í „DV HV“ til þess að teljarinn skili þeim tímum líka.

Við hvetjum alla verkstjórnendur og aðstoðarverkstjórnendur til þess að prófa sig áfram með teljarana og skýrslur. Þetta eru góð verkfæri til þess að vinna með og hafa yfirsýn yfir framkvæmd þjónustunnar.