Þegar þú nýtir þér NPA miðstöðina sem umsýsluaðila er það samt sem áður ávallt þú sjálf/ur/t sem ákveður hver vinnur fyrir þig. Til þess að sinna hlutverki þínu sem verkstjórnandi og tryggja gott samband við aðstoðarfólkið þitt ert þú ávallt ábyrg/ur/t fyrir ráðningarferlinu. Þú getur fengið aðstoð við þetta ferli frá jafningja hjá NPA miðstöðinni eða ráðgjafa.

Þetta hljómar kannski eins og mikið mál, en í rauninni er þetta sjaldnast eins flókið og það hljómar og lærist með reynslunni. Hjá NPA miðstöðinni ert þú verkstjórnandinn. Þess vegna getur enginn annar tekið ákvörðun um hver vinnur fyrir þig. NPA miðstöðin er hinsvegar vinnuveitandinn og launagreiðandi aðstoðarfólksins og útvegar m.a. form fyrir ráðningarsamninga. Lestu nánar um þetta  undir fyrirsögninni „Ráðningarform“. Ráðningarsamningur hjá NPA miðstöðinni er ávallt undirritaður af verkstjórnanda (stundum aðstoðarverkstjórnanda), aðstoðarmanneskju og NPA miðstöðinni sem umsýsluaðila.

Á fyrstu mánuðum þínum hjá NPA miðstöðinni munt þú fá stuðning frá ráðgjöfum miðstöðvarinnar til að læra á ráðningarferlið og hvernig það gengur fyrir sig. Stuðningurinn getur falist í því hvernig þú skrifar auglýsingu, hvar þú getur auglýst og hvernig á að taka atvinnuviðtal o.s.frv.

Þú færð jafnframt stuðning og kennslu við að nota nauðsynleg hjálparforrit í þessu ferli. Sá stuðningur getur til að mynda falist í því hvernig þú getur nýtt auglýsingavefsíðuna Alfreð, tíma- og vaktaskráningarforritið Tímon og Salesforce sem er þjónustukerfi sem NPA miðstöðin notar til að halda utan um þjónustuna við þig. Kannski vilt þú nota önnur hjálpartæki og tól til að halda utan um þína aðstoð og halda utan um þínar auglýsingar, en ráðgjafar miðstöðvarinnar geta aðstoðað þig við að kynna þér hjálpleg forrit og sniðmát sem þú getur notað og henta þér.

Þegar þú hefur prófað þig áfram í einhvern tíma ættir þú að hafa lært nægjanlega vel inn á ráðningarferlið til að líða vel með að halda utan um og annast allt ferlið sjálf/ur/t, frá auglýsingum til ráðningarsamninga. Það getur verið góð tilfinning að sjá um þessa hluti sjálf/ur/t og þarf alls ekki að vera svo flókið. Flestir verkstjórnendur læra fljótt að stjórna ferlinu og líkar það vel.

Þú getur alltaf leitað til ráðgjafa hjá NPA miðstöðinni ef þú lendir í vandræðum eða þarft stuðning og/eða aðstoð.

Eftir hverju er ég að leita?

Það mikilvægasta sem þú þarft að hafa í huga varðandi ráðningu aðstoðarfólks er hverju þú þarft á að halda frá aðstoðarfólkinu þínu. Þá áttu auðveldara með að velja á milli umsækjenda. Lestu meira um almennar kröfur við val á aðstoðarfólki í kaflanum „Þegar ég hef tekið ákvörðun“.

Hinn fullkomna aðstoðarmanneskja

Hugmyndir okkar um og viðhorf til aðstoðar og aðstoðarfólks er oft undir áhrifum frá öðru fólki og fjölmiðlum. Þess vegna erum við stundum með fyrirfram ákveðna mynd af því hvernig aðstoðarmanneskju við erum að leita að, sem samræmist þó ekki endilega þeirri aðstoðarmanneskju sem myndi virka best fyrir okkur sjálf. Þetta er eitt af því sem lærist með tímanum. Þú þarft aðstoðarmanneskju sem passar við þig sem einstakling og hvernig þú ert. Það er hins vegar ólíklegt að þú finnir einhvern sem þekkir vel inn á þig strax frá byrjun. Þegar þú ræður nýja aðstoðarmanneskju er mikilvægt að hugsa um hvort viðkomandi einstaklingur sé líklegur til þess að geta lært inn á þig og hvernig þú vilt hafa hlutina. Þú ættir að velja aðstoðarmanneskju út frá því hvað þér finnst skipta máli varðandi aðstoðina sem þú þarft.

Hugsaðu um hvernig fólki þér finnst best að vinna með og hvernig fólki þykir best að vinna með þér.

Sumir telja að það hljóti að vera betra ef aðstoðarfólk hefur lokið einhverri þjálfun eða sé með menntun, til dæmis í umönnun, persónulegri aðstoð, fötlunarfræði eða hjúkrun, en það þarf þó ekki endilega að vera rétt. Það sem skiptir mestu máli er að þitt aðstoðarfólk skilji þig og að það hafi réttu þekkinguna fyrir þá aðstoð sem þú þarft á að halda.

Ef aðstoðarfólkið þitt þarf á einhverri sérstakri þekkingu að halda, þarf þjálfun eða fræðslu, getur þú tryggt að það fái þá fræðslu sem nauðsynleg er til þess að það geti unnið starf sitt með góðu móti. Það getur þú til dæmis gert í gegnum námskeið hjá NPA miðstöðinni.

Margir verkstjórnendur hjá NPA miðstöðinni vilja helst ekki ráða fólk sem hefur starfað á stofnunum eða í stofnanaþjónustu. Reynsla margra verkstjórnenda er sú að auðveldara er fyrir aðstoðarfólk, sem hefur ekki þannig bakgrunn, að skilja að persónuleg aðstoð er ekki umönnun eða aðhlynning, heldur notendastýrð persónuleg aðstoð.

‍

Það gæti verið auðveldara fyrir þig að vera þú sjálf/ur/t og gera það sem þú vilt ef aðstoðarfólkið þitt hefur reynslu eða áhugamál sem henta þér. Ef þú hefur áhuga á útiveru væri betra að hafa aðstoðarmanneskju sem hefur gaman af því að vera úti. Ef þú hefur áhuga á að reiðmennsku, verður það auðveldara ef aðstoðarmanneskjan þín er ekki hrædd við hesta. Þú getur haft nokkrar mismunandi aðstoðarmanneskjur með mismunandi færni og eiginleika. Það mikilvæga er að huga að því hvaða færni aðstoðarmanneskjan ætti að hafa fyrir þá aðstoð sem þú þarfnast við mismunandi aðstæður og athafnir. Aðstoðina skipuleggur þú svo í samræmi við það.

Þegar þú hefur hugsað um það sem þú þarft, er kominn tími til að skrifa atvinnuauglýsinguna þína.

Hvern get ég ráðið?

Ráðningarform

Þegar þú ert ákveðin/n/ð í að ráða inn aðila í aðstoðarmannahópinn þinn þá fyllir þú út ráðningarform á heimasíðu NPA miðstöðvarinnar, https://npa.is/storf/starf-form. Þarna fyllir þú inn allar viðeigandi upplýsingar um nýju aðstoðarmanneskjuna og starfið sem viðkomandi er ráðin í. Formið býður uppá nokkra mögulega varðandi ráðningarfyrirkomulagið:

Ótímabundin ráðning í ákveðið starfshlutfall

Notaðu þetta ráðningarform fyrir aðstoðarfólk sem vinnur reglulega samkvæmt vaktaplani, í ótilgreindan tíma. Það skiptir ekki máli hvort aðstoðarmanneskjan vinnur í fullu starfi eða aðeins nokka tíma í mánuði (hlutastarf). Það sem ræður því hvort nota eigi þetta ráðningarform er að vinnan er ótímabundin, regluleg og samkvæmt vaktaplani.

Tímabundin ráðning í ákveðið starfshlutfall

Notaðu þetta ráðningarform fyrir aðstoðarfólk sem vinnur reglulega samkvæmt vaktaplani, í afmarkaðan tíma. Það sem ræður því hvort nota eigi þetta ráðningarform er að vinnan er tímabundin, regluleg og samkvæmt vaktaplani. Sömu sjónarmið eiga við um þetta ráðningarform og um ótímabundna ráðningu, nema að þú skráir upphafstíma ráðningar í ráðningarsamninginn og lok ráðningartímans.

Afleysingar

Almenna reglan er sú að ráðningarsamningar eigi að kveða á um ákveðið starfshlutfall. Notaðu þetta ráðningarform því aðeins fyrir aðstoðarfólk sem vill hafa aukinn sveigjanleika varðandi sínar vaktir, eða fyrir aðstæður þar sem aðstoðarfólk vill ekki skuldbinda sig til að vinna tiltekið starfshlutfall. Aðstoðarfólk í afleysingum vinnur aðeins þegar það vill vinna og þá aðeins þá tíma sem það raunverulega vinnur. Aðstoðarfólk í afleysingum á ekki rétt á því að heimta meiri vinnu en þú getur boðið, en þarf heldur ekki að vinna þegar það vill ekki vinna.

Ef aðstoðarmanneskja þín byrjar að vinna reglulegar vaktir er æskilegt að breyta ráðningarfyrirkomulaginu í fastráðningu þar sem kveðið er á um ákveðið starfshlutfall. Þetta er mikilvægt til að unnt sé að tryggja réttindi aðstoðarmanneskjunnar varðandi orlofsréttindi, veikindarétt og uppsagnarfrest.

Verktakar

Þú mátt ekki ráða inn aðstoðarfólk sem verktaka og það er heldur ekki valkostur fyrir aðstoðarfólk að fá greiddar verktakagreiðslur vegna starfa sinna. Ástæðan er sú að ráðningarsamband milli launþega og atvinnurekanda er alltaf háð eðli og aðstæðum, ekki hvað það er kallað.

Að auglýsa eftir aðstoðarfólki

Hvernig bý ég til auglýsingu?

Atvinnuauglýsing á að laða réttan aðila að því að sækja um starfið. Auglýsingin sjálf á að gefa mynd af því hvernig starfið er og eftir hverju þú ert að leita. Auglýsingin þín á að vera eins og óskalisti yfir það sem þú vilt hafa í fari aðstoðarmanneskju. Líkurnar á að finna „drauma aðstoðarmanneskjuna“ eru hinsvegar litlar. Mjög sjaldgæft er að umsækjendur uppfylli allar kröfur sem þú setur. Þú verður því að hugsa um hvaða óskir þínar skipta mestu máli fyrir þig. Lestu meira um þetta undir kaflanum „Eftir hverju er ég að leita?“

Auglýsingin á einnig að veita nákvæmar upplýsingar um starfið sjálft. Ert þú að leita að einhverjum í fullt starf eða í hlutastarf? Hvert er ráðningarformið? Fer aðstoðin fram á daginn, kvöldin, um helgar eða allt í senn? Er boðið upp á bakvaktir? Auglýsingin á ekki að vera of löng og ætti að svara þessum spurningum:

Taktu fram í auglýsingunni að umsækjendur geta þurft að leggja fram sakarvottorð. Taktu einnig fram að umsækjendur undir 18 ára aldri mega ekki sækja um starfið.

Taktu fram hvernig sótt er um starfið og hvenær umsóknarfrestur rennur út. Oft er sótt um með því að senda þér tölvupóst eða í gegnum ráðningarsíður eins og Alfred.is. Mikilvægt er fyrir þig að hafa í huga að þú þarft að gæta að reglum um trúnað við meðhöndlun umsóknargagna.

Ef þú vilt veita umsækjendum um starf hjá þér frekari upplýsingar um starfið almennt og hugmyndafræðina um sjálfstætt líf, er þér velkomið að hafa samband við NPA miðstöðina og fá bæklinga sem þú getur afhent umsækjendum í atvinnuviðtölum. Ráðgjafar NPA miðstöðvarinnar eru þér einnig innan handar varðandi að útbúa auglýsingar og svara spurningum þínum varðandi meðferð trúnaðargagna í umsóknarferlinu.

‍

Atvinnuviðtöl

Að velja rétta umsækjandann

Skoðaðu vel svörin sem umsækjendur gefa í viðtölunum. Hvað skiptir þig mestu máli? Hver fannst þér passa best við þig og starfið? Hér verður þú að meta hvaða eiginleikar og þættir vega þyngst í fari aðstoðarfólksins þíns. Það lærir þú að koma auga á með tímanum.

Laun NPA aðstoðarfólks

NPA miðstöðin er með kjarasamning við Eflingu og Starfsgreinasambandið (SGS) og eru launaþrep aðstoðarfólks í fjórum þrepum: Byrjunarlaun, 1. árs laun, 3. árs laun, 5. árs laun og 9. árs laun. Laun aðstoðarfólks ákvarðast og hækka eftir því sem það vinnur lengur hjá þér og skv. nánari ákvæðum í kjarasamningi.

Að skrifa undir ráðningarsamning

Ef þú hefur fyllt út ráðningarform fyrir nýtt aðstoðarfólk á heimasíðu NPA miðstöðvarinnar útbýr ráðgjafi þinn rafrænan ráðningarsamninga fyrir þig og aðstoðarmanneskjuna til undirritunar. Rafræni ráðningarsamningurinn ætti að vera tilbúinn til undirritunar innan við viku eftir að rafræna formið er útbúið.

Rafræni ráðningarsamningurinn er sendur þér í tölvupósti í gegnum Dokobit þar sem þú getur farið yfir samninginn og gengið úr skugga um að allt sé rétt. Ef þú ert sátt/ur þá skrifar þú undir samninginn með rafrænum skilríkum og þá opnast samningurinn fyrir undirritun hjá aðstoðarmanneskjunni. Þegar allir hafa undirritað skjalið telst samningurinn vera fullgildur.

Þú getur einnig fyllt út ráðningasamning sem þú prentar út. Þú getur nálgast ráðningarsamninga, bæði á íslensku og ensku, ásamt yfirlýsingum um trúnað sem aðstoðarfólk verður að skrifa undir hjá ráðgjafa þínum hjá NPA miðstöðinni.

Áður en þú skrifar undir ráðningarsamning skalt þú að spyrja viðkomandi út í hvort hann/hún/hán sé með hreint sakarvottorð. Ef svo er ekki ættir þú að kalla eftir því áður en ráðningarsamningurinn er fylltur út. Þú og aðstoðarmanneskjan ættuð einnig að hafa farið yfir launatöfluna og vera sammála um í hvaða launaþrepi viðkomandi starfsmaður á að vera.

Þú fyllir út ráðningarsamninginn, eða ráðningarformið á heimasíðu NPA miðstöðvarinnar ef þú vilt gera rafrænan ráðningarsamning, með aðstoðarmanneskjunni. Fyrst þarf að merkja við hvort um sé að ræða nýja ráðningu eða hvort um sé að ræða breytingu frá fyrri ráðningu, t.d. minnkað eða aukið starfshlutfall eða úr tímabundinni ráðningu yfir í ótímabundna.

Starfsmaðurinn setur inn nafnið sitt, kennitölu, heimilisfang, netfang og símanúmer á ráðningarsamninginn. Þú setur inn nafnið þitt sem verkstjórnandi, kennitöluna þína og heimilisfang. Ef þú ert með aðstoðarverkstjórnanda setur aðstoðarverkstjórnandi sitt nafn á samninginn.

Merkja þarf hvort verkstjórnandi sé yfir 18 ára og hvort aðstoðarmanneskja sé nákomin verkstjórnanda.

Þú fyllir út rétt starfshlutfall sem prósentuhlutfall. Setja má starfshlutfallið á litlu bili, ef vinnan er fyrirsjáanlega sveigjanleg á milli mánaða. Reikna þarf út starfshlutfallið í prósentum út frá vinnustundafjölda á mánuði þá skal deila fjölda klukkustunda sem starfsmaðurinn mun vinna í mánuði með 156, sem er fjöldi vinnustunda fyrir fullt starf og margfalda með 100. Dæmi: Aðstoðarmanneskjan mun vinna 100 vinnustundir á mánuði að meðaltali; 100 deilt með 156 gerir 0,64 og sinnum 100 gerir þá 64% starfshlutfall. Þú merkir einnig við hvort um sé að ræða ótímabundinn samning eða tímabundinn. Þá skráir þú inn tímabilið sem starfsmaðurinn vinnur.

Ef þú og aðstoðarmanneskja þín eruð sammála um það getið þið einnig hakað í „afleysingar.“ Það á þó einungis við í þeim tilvikum sem þú og aðstoðarmanneskjan viljið ekki skuldbinda ykkur í ákveðið starfshlutfall. Lestu meira um þetta undir kaflaheitinu „Afleysingar.“

Ef aðstoðarmanneskjan er með reynslu úr sömu starfsgrein þarf að tilgreina hana í samningnum. Þið hakið í rétt launaþrep og setjið inn dagsetninguna þegar starfsmanneskjan mætti á fyrstu vaktina samkvæmt þessum samningi.

Aðstoðarmanneskjan setur inn upplýsingar um bankareikning sem launin verða lögð inn á. Þá þarf að geta þess hvort aðstoðarmanneskjan vill nýta persónuafsláttinn sinn með þessari vinnu og þá hversu hátt hlutfall. Ef hún hyggst nýta allan afsláttinn hjá NPA miðstöðinni er skrifað 100% í reitinn, annars það hlutfall sem viðkomandi óskar eftir. Ef starfsmaður hyggst ekki nýta persónuafsláttinn hjá NPA miðstöðinni er sett inn 0%. Hægt er að breyta prósentuhlutfalli persónuafsláttar hvenær sem er með því að hringja í launafulltrúa NPA miðstöðvarinnar.

Neðst á ráðningarsamninginn skrifar þú undir sem verkstjórnandi eða aðstoðarverkstjórnandi þinn fyrir þína hönd.

Aftan á ráðningarsamningnum eru mikilvægar upplýsingar um meðhöndlun trúnaðargagna hjá NPA miðstöðinni. Það er mikilvægt að fara í gegnum þetta með aðstoðarmanninum. Þá er jafnframt mikilvægt að aðstoðarmanneskjan undirriti trúnaðaryfirlýsingu NPA miðstöðvarinnar. Þagnarskylda gildir samkvæmt lögum, óháð því hvort aðstoðarmanneskja skrifar undir yfirlýsinguna eða ekki, en það er gott fyrir ykkur bæði ef aðstoðarmanneskjan er meðvituð um trúnaðarskylduna.

Aðstoðarmanneskja skrifar svo undir samninginn á aftari síðunni ásamt fulltrúa frá NPA miðstöðinni.

Þegar þú og aðstoðarmanneskjan hafið fyllt út ráðningarsamning og undirritað og ráðgjafi NPA miðstöðvarinnar hefur yfirfarið og undirritað hann einnig er ráðningin orðin gild. NPA miðstöðin varðveitir ráðningarsamninga aðstoðarfólks þíns og lætur þig vita þegar þeir falla úr gildi.

Starfslýsing

Starfslýsing er lýsing á þeim ábyrgðarsviðum og verkefnum sem fylgja starfi aðstoðarmanneskju. Mikilvægt er að aðstoðarmanneskjan fái góða lýsingu á starfi sínu og verkefnunum sem í starfinu felast svo að það komi ekki aðstoðarmanneskju á óvart að tiltekin verkefni séu hluti af starfi hennar eða að ætlast sé til ákveðinna hluta af henni.

Aðstoðarfólk á rétt á því að starfslýsing fyrir starfið liggi fyrir og því verður þú að útbúa starfslýsingu fyrir þitt aðstoðarfólk.

Í starfslýsingu eiga að koma fram allir meginþættir starfs þannig að ljóst sé hvaða kröfur eru gerðar til starfsmanns, hvaða verkefnum honum er ætlað að sinna og hvert sé ábyrgðarsvið hans og skyldur. Einnig er hægt að skilgreina markmið og væntingar um árangur.

Starfslýsing á ekki að vera of nákvæm og ekki fela í sér lýsingar á minni verkefnum og verkferlum. Lýsingin á ekki að vera ósveigjanleg þannig að hún takmarki möguleika til að haga starfi í samræmi við aðstæður og þarfir hverju sinni. Mikilvægt er að lýsingar séu í góðu jafnvægi, hlutlægar og á einföldu og auðskiljanlegu máli.

Ráðgjafi þinn hjá NPA miðstöðinni getur aðstoðað þig við að útbúa starfslýsingar fyrir aðstoðarfólkið þitt.

Aðlögun nýs aðstoðarfólks

Til þess að nýráðin aðstoðarmanneskja nýtist þér sem best og vaxi inn í starfið sitt þarftu að ganga úr skugga um að hún fái góða aðlögun. Það er auðveldara fyrir aðstoðarmanneskju að verða góð aðstoðarmanneskja ef þú segir henni hvað hún á að gera strax í upphafi og leiðbeinir henni vel. Leiðréttið og útskýrið strax ef aðstoðarmanneskjan gerir eitthvað rangt. Það er auðveldara að gera það strax en að gera það sex mánuðum síðar.

Skipta má aðlöguninni í tvo hluta: Hagnýtan hluta sem fjallar um það hvernig aðstoð þú vilt fá og svo almenna kynningu um hlutverk ykkar beggja, NPA miðstöðvarinnar sem umsýsluaðila og hvaða þýðingu það hefur við aðstoðarmanneskjuna sem starfsmann. Margir verkstjórnendur telja að það virki vel að gera lista yfir það sem er mikilvægt að hafa með í kynningunni fyrir fram. Hér eru nokkur dæmi:

Almenna aðlögunin

NPA miðstöðin er að þróa þjálfun og námskeið fyrir aðstoðarfólk sem þú munt geta nýtt fyrir þitt aðstoðarfólk. Jafnframt mun þitt aðstoðarfólk geta sótt opin námskeið og fræðslu á vegum miðstöðvarinnar sjálft. Miðstöðin mun gefa út bækling með námskeiðum fyrir hvert ár, en þú getur einnig fylgst með á heimasíðu miðstöðvarinnar og samfélagsmiðlum.

Hins vegar verður þú að fara yfir þá hluti starfsins sem eru einstaklingsbundnir og eiga aðeins við um þig og þínar aðstæður. Gott er fyrir þig að fara yfir eftirfarandi atriði vel í upphafi og aðlaga starfsmanninn að þessum aðstæðum:

Sumir verkstjórnendur fylgja aðlöguninni eftir þegar aðstoðarmanneskjan hefur verið í starfinu í nokkrar vikur. Þá er farið yfir hvernig hlutirnir hafa gengið og hvað þarf að fara yfir aftur eða betur. Aðrir verkstjórnendur segja aðstoðarfólki sínu reglulega hvað er gott og hvað má betur fara.

Námskeið og framhaldsmenntun

Viltu fá námskeið um það efni sem er í þessum kafla eða viltu skipuleggja námskeið fyrir þitt aðstoðarfólk? Smelltu á hnappinn hér að neðan og skrifstofa NPA miðstöðvarinnar mun fá tölvupóst. Við reynum að skipuleggja námskeið út frá eftirspurn.