Leita
Stækka letur
Hlusta

Að ráða aðstoðarfólk

Sjá skjalasafn

Þegar þú nýtir þér NPA miðstöðina sem umsýsluaðila er það samt sem áður ávallt þú sjálf/ur sem ákveður hver vinnur fyrir þig. Til þess að sinna hlutverki þínu sem verkstjórnandi og tryggja gott samband við aðstoðarfólkið þitt ert þú ávallt ábyrg/ur fyrir ráðningarferlinu. Þú getur fengið aðstoð við þetta ferli frá jafningja hjá NPA miðstöðinni eða ráðgjafa.

Þetta hljómar kannski eins og mikið mál, en í rauninni er þetta sjaldnast eins flókið og það hljómar og lærist með reynslunni. Hjá NPA miðstöðinni ert þú verkstjórnandinn. Þess vegna getur enginn annar tekið ákvörðun um hver vinnur fyrir þig. NPA miðstöðin er hinsvegar vinnuveitandinn og launagreiðandi aðstoðarfólksins og útvegar m.a. form fyrir ráðningarsamninga. Lestu nánar um þetta  undir fyrirsögninni „Ráðningarform“. Ráðningarsamningur hjá NPA miðstöðinni er ávallt undirritaður af verkstjórnanda (stundum aðstoðarverkstjórnanda), aðstoðarmanni og NPA miðstöðinni sem umsýsluaðila.

Á fyrstu mánuðum þínum hjá NPA miðstöðinni munt þú fá stuðning frá ráðgjöfum miðstöðvarinnar til að læra á ráðningarferlið og hvernig það gengur fyrir sig. Stuðningurinn getur falist í því hvernig þú skrifar auglýsingu, hvar þú getur auglýst og hvernig á að taka atvinnuviðtal o.s.frv.

Þú færð jafnframt stuðning og kennslu við að nota nauðsynleg hjálparforrit í þessu ferli. Sá stuðningur getur til að mynda falist í því hvernig þú getur nýtt auglýsingavefsíðuna Alfreð, tíma- og vaktaskráningarforritið Tímon og Salesforce sem er þjónustukerfi sem NPA miðstöðin notar til að halda utan um þjónustuna við þig. Kannski vilt þú nota önnur hjálpartæki og tól til að halda utan um þína aðstoð og halda utan um þínar auglýsingar, en ráðgjafar miðstöðvarinnar geta aðstoðað þig við að kynna þér hjálpleg forrit og sniðmát sem þú getur notað og henta þér.

Þegar þú hefur prófað þig áfram í einhvern tíma ættir þú að hafa lært nægjanlega vel inn á ráðningarferlið til að líða vel með að halda utan um og annast allt ferlið sjálf/ur, frá auglýsingum til ráðningarsamninga. Það getur verið góð tilfinning að sjá um þessa hluti sjálf/ur og þarf alls ekki að vera svo flókið. Flestir verkstjórnendur læra fljótt að stjórna ferlinu og líkar það vel.

Þú getur alltaf leitað til ráðgjafa hjá NPA miðstöðinni ef þú lendir í vandræðum eða þarft stuðning og/eða aðstoð.

Eftir hverju er ég að leita?

Það mikilvægasta sem þú þarft að hafa í huga varðandi ráðningu aðstoðarfólks er hverju þú þarft á að halda frá aðstoðarfólkinu þínu. Þá áttu auðveldara með að velja á milli umsækjenda. Lestu meira um almennar kröfur við val á aðstoðarfólki í kaflanum „Þegar ég hef tekið ákvörðun“.

Hinn fullkomni aðstoðarmaður

Hugmyndir okkar um og viðhorf til aðstoðar og aðstoðarfólks er oft undir áhrifum frá öðru fólki og fjölmiðlum. Þess vegna erum við stundum með fyrirfram ákveðna mynd af því hvernig aðstoðarmanneskju við erum að leita að, sem samræmist þó ekki endilega þeirri aðstoðarmanneskju sem myndi virka best fyrir okkur sjálf. Þetta er eitt af því sem lærist með tímanum. Þú þarft aðstoðarmanneskju sem passar við þig sem einstakling og hvernig þú ert. Það er hins vegar ólíklegt að þú finnir einhvern sem þekkir vel inn á þig strax frá byrjun. Þegar þú ræður nýja aðstoðarmanneskju er mikilvægt að hugsa um hvort viðkomandi einstaklingur sé líklegur til þess að geta lært inn á þig og hvernig þú vilt hafa hlutina. Þú ættir að velja aðstoðarmanneskju út frá því hvað þér finnst skipta máli varðandi aðstoðina sem þú þarft.

Hugsaðu um hvernig fólki þér finnst best að vinna með og hvernig fólki þykir best að vinna með þér.

Hvernig ætti aðstoðarmaðurinn að vera sem manneskja?

  • Á viðkomandi að taka frumkvæði eða ekki?
  • Sveigjanleg/ur eða vanaföst/fastur?
  • Róleg/ur eða orkumikil/l?
  • Færni í að leysa vandamál?
  • Eiga auðvelt með að draga sig í hlé þegar þess er óskað?
  • Ábyrg/ur?

Hvaða þjálfun eða þekkingu ætti aðstoðarmanneskjan þín að hafa?

  • Finnst þér einhver menntun eða bakgrunnur skipta máli og ef svo, hvað er það sem skiptir þig máli?
  • Þarf viðkomandi að vera með ökuskírteini?
  • Þarf viðkomandi að hafa lokið við einhver námskeið?

Sumir telja að það hljóti að vera betra ef aðstoðarfólk hefur lokið einhverri þjálfun eða sé með menntun, til dæmis í umönnun, persónulegri aðstoð, fötlunarfræði eða hjúkrun, en það þarf þó ekki endilega að vera rétt. Það sem skiptir mestu máli er að þitt aðstoðarfólk skilji þig og að það hafi réttu þekkinguna fyrir þá aðstoð sem þú þarft á að halda.

Ef aðstoðarfólkið þitt þarf á einhverri sérstakri þekkingu að halda, þarf þjálfun eða fræðslu, getur þú tryggt að það fái þá fræðslu sem nauðsynleg er til þess að það geti unnið starf sitt með góðu móti. Það getur þú til dæmis gert í gegnum námskeið hjá NPA miðstöðinni.

Margir verkstjórnendur hjá NPA miðstöðinni vilja helst ekki ráða fólk sem hefur starfað á stofnunum eða í stofnanaþjónustu. Reynsla margra verkstjórnenda er sú að auðveldara er fyrir aðstoðarfólk, sem hefur ekki þannig bakgrunn, að skilja að persónuleg aðstoð er ekki umönnun eða aðhlynning, heldur notendastýrð persónuleg aðstoð.

Ef aðstoðar-fólkið þitt þarf á einhverri sérstakri þekkingu að halda, þarf þjálfun eða fræðslu, getur þú tryggt að það fái þá fræðslu sem nauðsynleg er til þess að það geti unnið starf sitt með góðu móti.

Hvaða færni ætti aðstoðarmaðurinn að hafa?

  • Einhver fyrri starfsreynsla?
  • Tiltekin áhugamál, t.d. matreiðsla, garðvinna, tónlist, íþróttir?
  • Færni á tölvur?

Það gæti verið auðveldara fyrir þig að vera þú sjálf/ur og gera það sem þú vilt ef aðstoðarfólkið þitt hefur reynslu eða áhugamál sem henta þér. Ef þú hefur áhuga á útiveru væri betra að hafa aðstoðarmanneskju sem hefur gaman af því að vera úti. Ef þú hefur áhuga á að reiðmennsku, verður það auðveldara ef aðstoðarmaður þinn er ekki hræddur við hesta. Þú getur haft nokkra mismunandi aðstoðarmenn með mismunandi færni og eiginleika. Það mikilvæga er að huga að því hvaða færni aðstoðarmaðurinn ætti að hafa fyrir þá aðstoð sem þú þarfnast við mismunandi aðstæður og athafnir. Aðstoðina skipuleggur þú svo í samræmi við það.

Þegar þú hefur hugsað um það sem þú þarft, er kominn tími til að skrifa atvinnuauglýsinguna þína.

Hvern get ég ráðið?

Allir sem starfa sem aðstoðarmenn verða að vera eldri en 18 ára

Lágmarksaldur aðstoðarfólks í NPA er 18 ár, en almennt skal miða við að ráða ekki yngra aðstoðarfólk en 20 ára.

Aðstoðarfólk verður að vera búsett innan EES svæðisins (Evrópska efnahagssvæðið)

Samkvæmt lögunum getur þú aðeins ráðið aðstoðarmanneskju sem er búsett innan EES svæðisins og á þar af leiðandi rétt á að starfa á Íslandi. Hér getur þú séð lista yfir þau lönd sem eru innan EES. Þú getur ráðið aðstoðarmanneskju sem er búsett utan EES, en þá þurfa sérstakar aðstæður að eiga við og sækja þarf um atvinnu- og dvalarleyfi fyrir viðkomandi aðila. Það getur hinsvegar verið flókið og erfitt að útvega leyfi fyrir útlendinga sem búsettir eru utan EES til að starfa hér á landi. Ef þú þarft að ráða aðstoðarmanneskju tímabundið á meðan þú ert erlendis, til dæmis vegna ferðalaga, getur þú haft samband við ráðgjafa þinn hjá NPA miðstöðinni til að fá upplýsingar og ráðleggingar varðandi það.

Aðstoðarfólk verður að hafa íslenska kennitölu

Erlendir ríkisborgarar sem eru búsettir hér á landi verða að hafa kennitölu til að geta starfað í landinu og þegið laun. Þeir geta sótt um kennitölu hjá Þjóðskrá Íslands. Einnig er mikilvægt að ganga úr skugga um að viðkomandi aðili hafi atvinnuleyfi til að starfa hér á landi. Að ráða inn manneskju sem ekki hefur atvinnuleyfi er alvarlegt mál og algerlega óheimilt.

Ekki má eiga von á því að aðstoðarmaður sem ekki er með kennitölu geti fengið greidd laun. Mikilvægt er að brýna fyrir erlendu aðstoðarfólki að útvega kennitölu áður en það hefur störf.

Óheimilt er að ráða einstaklinga sem hlotið hafa refsidóma

Samkvæmt lögum er óheimilt að ráða í störf aðstoðarfólks einstaklinga sem hlotið hafa refsidóma fyrir tiltekin ofbeldisbrot. Um er að ræða kynferðisbrot, manndráp og líkamsárás. Leggja þarf sérstakt mat á hæfni þeirra sem hlotið hafa aðra refsidóma til að gegna starfi aðstoðarfólks í NPA.

Áður en þú gengur frá ráðningu aðstoðarmanneskju skaltu ganga úr skugga um að viðkomandi sé ekki á sakaskrá lögreglu. Yfirleitt nægir að spyrja en þú getur óskað eftir því að viðkomandi einstaklingur leggi fram sérstakt sakavottorð. Þau má nálgast hjá sýslumanni þar sem viðkomandi aðstoðarmanneskja býr en einnig á mínum síðum á vefsvæðinu Ísland.is.

Nákomnir sem aðstoðarfólk

Sum sveitarfélög eru með reglur um ráðningu nákominna sem aðstoðarfólk. Ef reglur sveitarfélagsins heimila ráðningu nákominna er mikilvægt fyrir þig að vera meðvituð/aður um að annars konar samband er á milli þín og aðstoðarmanneskju sem er tengd fjölskyldu- eða vinaböndum en þeirri sem er það ekki. Gott er að ræða við aðra NPA notendur um reynslu einslega eða í gegnum jafningjafræðslu og ráðgjafa NPA miðstöðvarinnar um kosti, ókosti og áskoranir í þessu sambandi. Það er til dæmis erfiðara að segja foreldri eða systkini hvernig þú vilt að það eldi eða brjóti saman þvottinn eða hvernig þú vilt að það sé í félagslegum aðstæðum. Þú ert einnig ólíkleg/ur til að hegða þér eins við ýmsar aðstæður með ættingja sem aðstoðarmann en með aðstoðarmann sem þú hefur valið sérstaklega úr hópi umsækjenda.

Viðmið NPA miðstöðvarinnar í þessum efnum er að mikilvægast sé að þitt val eigi að ráða því hver vinnur fyrir þig. Ef þú velur að ráða nákominn sem aðstoðarmanneskju, ætti enginn að standa í vegi fyrir því. Mikilvægt er að fjölskyldumeðlimir setji ekki þrýsting á þig um að ráða frekar fjölskyldumeðlimi en aðra. NPA miðstöðin hefur þó sett það viðmið að fjölskyldumeðlimir gegni sem nemur að hámarki einu stöðugildi.

Ráðningarform

Þegar þú ert ákveðin/n í að ráða inn aðila í aðstoðarmannahópinn þinn þá fyllir þú út ráðningarform á heimasíðu NPA miðstöðvarinnar, https://npa.is/storf/starf-form. Þarna fyllir þú inn allar viðeigandi upplýsingar um nýja aðstoðarmanninn og starfið sem viðkomandi er ráðinn í. Formið býður uppá nokkra mögulega varðandi ráðningarfyrirkomulagið:

Ótímabundin ráðning í ákveðið starfshlutfall

Notaðu þetta ráðningarform fyrir aðstoðarfólk sem vinnur reglulega samkvæmt vaktaplani, í ótilgreindan tíma. Það skiptir ekki máli hvort aðstoðarmanneskjan vinnur í fullu starfi eða aðeins nokka tíma í mánuði (hlutastarf). Það sem ræður því hvort nota eigi þetta ráðningarform er að vinnan er ótímabundin, regluleg og samkvæmt vaktaplani.

  • Þú skráir meðalvinnutíma á mánuði í ráðningarsamninginn eða rétt starfshlutfall
  • Þú merkir við að samningurinn sé ótímabundinn.
  • Orlofslaun eru ekki greidd út með launum mánaðarlega. Þau eru greidd út í upphafi hvers orlofsárs, sem er í maí á hverju ári. Aðstoðarmanneskjan þín nýtir sér orlofslaunin á meðan viðkomandi tekur orlof. Ef aðstoðarmanneskjan þín hættir innan árs fær hún orlofsgreiðsluna með síðustu launum. Lestu meira um orlof og orlofslaun í kaflanum um „Orlof“.

Tímabundin ráðning í ákveðið starfshlutfall

Notaðu þetta ráðningarform fyrir aðstoðarfólk sem vinnur reglulega samkvæmt vaktaplani, í afmarkaðan tíma. Það sem ræður því hvort nota eigi þetta ráðningarform er að vinnan er tímabundin, regluleg og samkvæmt vaktaplani. Sömu sjónarmið eiga við um þetta ráðningarform og um ótímabundna ráðningu, nema að þú skráir upphafstíma ráðningar í ráðningarsamninginn og lok ráðningartímans.

Afleysingar

Almenna reglan er sú að ráðningarsamningar eigi að kveða á um ákveðið starfshlutfall. Notaðu þetta ráðningarform því aðeins fyrir aðstoðarfólk sem vill hafa aukinn sveigjanleika varðandi sínar vaktir, eða fyrir aðstæður þar sem aðstoðarfólk vill ekki skuldbinda sig til að vinna tiltekið starfshlutfall. Aðstoðarfólk í afleysingum vinnur aðeins þegar það vill vinna og þá aðeins þá tíma sem það raunverulega vinnur. Aðstoðarfólk í afleysingum á ekki rétt á því að heimta meiri vinnu en þú getur boðið, en þarf heldur ekki að vinna þegar það vill ekki vinna.

Ef aðstoðarmaður þinn byrjar að vinna reglulegar vaktir er æskilegt að breyta ráðningarfyrirkomulaginu í fastráðningu þar sem kveðið er á um ákveðið starfshlutfall. Þetta er mikilvægt til að unnt sé að tryggja réttindi aðstoðarmanneskjunnar varðandi orlofsréttindi, veikindarétt og uppsagnarfrest.

  • Notaðu afleysingar aðeins vegna tímabundinna, ófyrirséðra eða óreglulegra aðstoðarþarfa.
  • Allar vaktir eru greiddar með sama hætti og hjá aðstoðarfólki sem ráðið er í ákveðið starfshlutfall. Yfirvinna telur ekki nema vinnustundir fari yfir 156 að meðaltali í mánuði.
  • Aðstoðarmaður þinn í afleysingum vinnur sér inn réttindi, þar á meðal veikindarétt og orlofsrétt eins og aðrir starfsmenn.
  • Ef aðstoðarmaður í afleysingum vinnur í ákveðinn tíma á föstum vöktum kann hann að öðlast rétt til uppsagnarfrests segir þú honum upp störfum.

Afleysingar

  • Þú getur notað einhvern af fastráðna aðstoðarfólkinu þínu þegar önnur aðstoðarmanneskja er fjarverandi (t.d. vegna veikinda, fjarvistar eða orlofs).
  • Starfsmaður í afleysinum vinnur vaktina samkvæmt vaktaplani.
  • Launakjör eru þau sömu og viðkomandi afleysingastarfsmaður er með samkvæmt sínum ráðningarsamningi.
  • Þú getur lesið meira um afleysingar í kaflanum „Aukavaktir

Verktakar

Þú mátt ekki ráða inn aðstoðarfólk sem verktaka og það er heldur ekki valkostur fyrir aðstoðarfólk að fá greiddar verktakagreiðslur vegna starfa sinna. Ástæðan er sú að ráðningarsamband milli launþega og atvinnurekanda er alltaf háð eðli og aðstæðum, ekki hvað það er kallað.

Að auglýsa eftir aðstoðarfólki

Hvernig bý ég til auglýsingu?

Atvinnuauglýsing á að laða réttan aðila að því að sækja um starfið. Auglýsingin sjálf á að gefa mynd af því hvernig starfið er og eftir hverju þú ert að leita. Auglýsingin þín á að vera eins og óskalisti yfir það sem þú vilt hafa í fari aðstoðarmanneskju. Líkurnar á að finna „drauma aðstoðarmanneskjuna“ eru hinsvegar litlar. Mjög sjaldgæft er að umsækjendur uppfylli allar kröfur sem þú setur. Þú verður því að hugsa um hvaða óskir þínar skipta mestu máli fyrir þig. Lestu meira um þetta undir kaflanum „Eftir hverju er ég að leita?

Auglýsingin á einnig að veita nákvæmar upplýsingar um starfið sjálft. Ert þú að leita að einhverjum í fullt starf eða í hlutastarf? Hvert er ráðningarformið? Fer aðstoðin fram á daginn, kvöldin, um helgar eða allt í senn? Er boðið upp á bakvaktir? Auglýsingin á ekki að vera of löng og ætti að svara þessum spurningum:

  • Hver ert þú sem manneskja?
  • Hver eru áhugamálin þín? Gefðu mynd af því hver þú ert, en ekki lýsa lífi þínu í smáatriðum.
  • Eftir hverju leitar þú? Hvernig ætti aðstoðarmaðurinn að passa við þig og þinn lífsstíl?
  • Í hverju felst aðstoðin? Gefðu dæmi um verkefni sem gætu fallið undir aðstoðina.
  • Í hvaða aðstæðum og á hvaða stöðum mun aðstoðarmanneskjan koma til með að vinna?
  • Hvaða eiginleika og færni þarf viðkomandi aðstoðarmanneskja að uppfylla til að vinna starfið?
  • Ertu með ofnæmi eða viðkvæm/ur fyrir einhverju?
  • Áttu dýr, reykir þú eða er eitthvað annað sem aðstoðarfólkið þitt má ekki vera með ofnæmi fyrir eða vera viðkvæmt fyrir?

Taktu fram í auglýsingunni að umsækjendur geta þurft að leggja fram sakarvottorð. Taktu einnig fram að umsækjendur undir 18 ára aldri mega ekki sækja um starfið.

Taktu fram hvernig sótt er um starfið og hvenær umsóknarfrestur rennur út. Oft er sótt um með því að senda þér tölvupóst eða í gegnum ráðningarsíður eins og Alfred.is. Mikilvægt er fyrir þig að hafa í huga að þú þarft að gæta að reglum um trúnað við meðhöndlun umsóknargagna.

Ef þú vilt veita umsækjendum um starf hjá þér frekari upplýsingar um starfið almennt og hugmyndafræðina um sjálfstætt líf, er þér velkomið að hafa samband við NPA miðstöðina og fá bæklinga sem þú getur afhent umsækjendum í atvinnuviðtölum. Ráðgjafar NPA miðstöðvarinnar eru þér einnig innan handar varðandi að útbúa auglýsingar og svara spurningum þínum varðandi meðferð trúnaðargagna í umsóknarferlinu.

Þú getur nýtt þér Vinnumálastofnun

Þú getur haft samband við Vinnumálastofnun til að athuga hvort fólk í atvinnuleit sé þar á skrá sem gæti uppfyllt kröfur þínar. Símanúmerið hjá Vinnumálastofnun er 515 4800, einnig er hægt að senda tölvupóst á stofnunina á postur@vmst.is.

Atvinnuviðtöl

Að bjóða umsækjendum í viðtal

Þegar þú hefur valið úr hópi umsækjenda þá einstaklinga sem koma til greina í starfið skaltu hafa samband við þá aðila og bjóða þeim í viðtal. Margir verkstjórnendur vilja ekki bjóða fólki heim til sín í atvinnuviðtöl og kjósa því að nýta sér hlutlausan vettvang, til dæmis kaffihús til að framkvæma viðtalið. NPA miðstöðin býður einnig upp á góða aðstöðu fyrir félagsfólk til að taka atvinnuviðtöl. Þar getur þú boðið upp á kaffi og hressingu, prentað út skjöl og jafnvel haft ráðgjafa þér við hlið til stuðnings.

Undirbúðu viðtalið vel. Fyrst skaltu ákveða hversu langan tíma viðtöl við umsækjendur ættu að vera. Algengt er að viðtöl séu á bilinu 30 til 60 mínútur að lengd. Undirbúðu þig einnig vel undir hvaða spurningar umsækjendur geta haft varðandi starfið.

Hvaða spurningar á ég að spyrja umsækjendur?

Hér eru tillögur að dæmigerðum spurningum sem þú getur spurt. Veldu þau atriði sem skipta þig máli.

Inngangsspurningar

  • Hvar býrðu og með hverjum? Hverjir eru fjölskylduhagir þínir?
  • Hvað fékk þig til að sækja um þetta starf?
  • Hvaða fyrri starfsreynslu hefur þú?
  • Ert þú með ökuskírteini? Átt þú bíl?
  • Hvaða menntun hefur þú?
  • Ætlarðu að gera eitthvað annað samhliða starfinu, t.d. stunda nám eða önnur störf?
  • Uppsagnarfrestur frá núverandi starfi? Hvenær getur þú hafið störf ef þér verður boðið starfið?
  • Reykir þú?
  • Ert þú með ofnæmi fyrir einhverju?
  • Ef þú eða aðrir sem þú umgengst oft eru með gæludýr er rétt að spyrja umsækjanda hvort hann hafi ofnæmi eða líði illa í návist gæludýra.

Hvernig ert þú sem manneskja?

  • Hvað er það í þessu starfi sem þú heldur að henti þér?
  • Hvað gerir þú þegar þú ert ekki að vinna? Hver eru áhugamálin þín?
  • Hvað gerir þig hamingjusama/n, sorgmædda/n, reiða/n? Gefðu dæmi um aðstæður.
  • Allir verða stundum stressaðir – hvaða aðstæður valda þér streitu?
  • Hvernig heldur þú að þeir sem þekkja þig (fjölskylda, vinir) myndu lýsa þér?
  • Hverjar eru væntingar þínar í vinnunni? Til mín sem yfirmanns?

Sérstakar spurningar varðandi starfið

  • Gefðu dæmi um aðstæður þar sem þú sem verkstjórnandi getur fundið fyrir spurningum eða getur upplifað að vera ögrandi fyrir starfsmanninn. Hvað finnst umsækjanda um það?
  • Ef eitthvað verkefni eða einhver tiltekin aðstoð sem þú þarfnast er sérstaklega mikilvæg fyrir þig skalt þú spyrja umsækjendur sérstaklega um það.
  • Lýstu hvernig þú vilt að aðstoðarfólkið þitt hagi sér, heima, í vinnunni, í skólanum o.s.frv. (Á aðstoðarmaðurinn til dæmis að draga sig til hlés eða ekki?). Spurðu hvað umsækjandanum finnst um það.

Lokaspurningar

  • Þegar þið hafið farið yfir þessa hluti er gott að ljúka viðtalinu með stuttri samantekt þar sem þú gefur umsækjandanum tækifæri á að kynna sig og segja frá því hvernig viðkomandi finnst hann passa inn í starfið.
  • Ef umsækjandi kemur til greina, munt þú vilja hafa samband við umsagnaraðila. Spurðu hvernig umsækjandinn telur að umsagnaraðilar munu lýsa sér.
  • Spurðu í lokin hvort umsækjandi sjái einhverjar mögulegar hindranir í ykkar ráðningarsambandi, ef til þess kæmi?

Að velja rétta umsækjandann

Skoðaðu vel svörin sem umsækjendur gefa í viðtölunum. Hvað skiptir þig mestu máli? Hver fannst þér passa best við þig og starfið? Hér verður þú að meta hvaða eiginleikar og þættir vega þyngst í fari aðstoðarfólksins þíns. Það lærir þú að koma auga á með tímanum.

Talaðu við umsagnaraðila

Þegar þú hefur tekið ákvörðun um að bjóða einhverjum starfið er gott að ræða fyrst við umsagnaraðila eða meðmælendur. Markmiðið er að fá viðbótarupplýsingar um umsækjandann við þær sem þú fékkst í viðtalinu og fá aðra hlið á viðkomandi. Spurðu hversu lengi umsagnaraðilinn og umsækjandinn hafa starfað saman, í tengslum við hvaða störf og viðmót viðkomandi til umsækjandans. Ekki hika við að spyrja um helstu styrkleika og veikleika umsækjandans. Ef eitthvað er sérstaklega mikilvægt fyrir þig, einhverjir eiginleikar, þekking eða reynsla sem skiptir máli í starfinu skalt þú endilega spyrja umsagnaraðilann um það. Að lokum má til dæmis spyrja umsagnaraðila hvort viðkomandi myndi vilja fá umsækjandann aftur til starfa.

Sakavottorð

Þú verður að gæta að því að einstaklingar sem hlotið hefur refsidóma fyrir tiltekin brot er óheimilt að starfa sem NPA aðstoðarfólk. Lestu meira um þetta undir kaflanum „Óheimilt er að ráða einstaklinga sem hlotið hafa refsidóma.

Þú getur ákveðið að sá sem þú vilt ráða í starfið þurfi að leggja fram sakavottorð. Það er hægt að nálgast hjá Sýslumanni eða á Mínum síðum inni á vefsvæðinu island.is.

Ráðningarsamningar NPA miðstöðvarinnar gera einnig ráð fyrir því að umsækjendur haki annað hvort já eða nei í reit sem er merktur „Ert þú með hreint sakarvottorð?“. Ef viðkomandi er ekki með hreint sakarvottorð getur þú ákveðið að kalla eftir því.

Athugaðu að það skiptir ekki máli í þessu sambandi hvort forráðamaður þinn eða ættingi vinni fyrir þig, þeir sem hlotið hafa þessa tilteknu refsidóma mega ekki samkvæmt lögum starfa sem NPA aðstoðarfólk.

Laun NPA aðstoðarfólks

NPA miðstöðin er með kjarasamning við Eflingu og Starfsgreinasambandið (SGS) og eru launaþrep aðstoðarfólks í fjórum þrepum: Byrjunarlaun, 1. árs laun, 3. árs laun, 5. árs laun og 9. árs laun. Laun aðstoðarfólks ákvarðast og hækka eftir því sem það vinnur lengur hjá þér og skv. nánari ákvæðum í kjarasamningi.

Kjarasamningurinn

Hjá NPA miðstöðinni er lögð áhersla á jöfn laun fyrir sömu vinnu, að laun séu sanngjörn og að aðstoðarfólki sé ekki mismunað með ósanngjörnum hætti. Laun verða að vera samkeppnishæf við sambærileg störf á almennum vinnumarkaði svo verkstjórnendur geti laðað til sín og haldið í hæft aðstoðarfólk.

NPA miðstöðin er með sérstakan kjarasamning við verkalýðsfélagið Eflingu og Starfsgreinasambandið (SGS), en þau félög fara með réttindi NPA aðstoðarfólks. Við semjum við Eflingu/SGS um laun og önnur kjör sem eiga að gilda fyrir aðstoðarfólk og er útkoman kjarasamningur sem kveður á um laun, vinnutíma og réttindi aðstoðarfólks. Ekki má semja um lakari kjör eða réttindi en kjarasamningurinn kveður á um.

Við endurnýjun kjarasamninga NPA miðstöðvarinnar við Eflingu/SGS fylgja launahækkanir fyrir aðstoðarfólk yfirleitt sömu hækkun og gildir í öðrum sambærilegum störfum á almennum vinnumarkaði. Yfirleitt gilda kjarasamningar í nokkur ár. Þú þarft ekki að gera neitt vegna þessara hækkana, en NPA miðstöðin sendir tilkynningar til verkstjórnenda áður en kemur að launahækkunum.

Þú getur skoðað gildandi kjarasamning okkar við Eflingu með því að smella hér og sérkjarasamning um hvíldarvaktir með því að smella hér.

Framlag sveitarfélags þíns til launakostnaðar

Það skiptir máli að þú sért meðvituð/aður um þá fjárhæð sem fylgir NPA samningi þínum og ætluð er til að standa straum af launakostnaði NPA aðstoðarfólks. Á undanförnum árum hefur NPA miðstöðin barist fyrir því að sveitarfélög hækki sín framlög til launakostnaðar NPA aðstoðarfólks því framlögin hafa ekki verið í samræmi við launakostnað í kjarasamningum. Það þýðir að notendur hafa um árabil ekki getað notað alla tímana sína í aðstoð, þar sem launakostnaður fyrir hverja vinnustund er hærri en framlagið sem sveitarfélagið greiðir með hverri vinnustund að meðaltali.

Hinsvegar eru ekki öll sveitarfélög að miða sín framlög til launakostnaðar aðstoðarfólks við kjarasamninga þeirra og því er mikilvægt fyrir þig að vera meðvituð/aður um það fjármagn sem þú hefur úr að spila með tilliti til raunverulegs launakostnaðar aðstoðarfólks hjá þér.

Þetta getur verið sérstaklega snúið hjá þeim sem eru ekki með sólarhringssamninga. Þeir verkstjórnendur sem skipuleggja sína aðstoð einkum á kvöldin og um helgar eru með dýrari vinnustundir en þeir sem skipuleggja vinnustundir aðstoðarfólks einkum yfir dagvinnutíma. Það er vegna þess að launakostnaður á kvöldin og um helgar er dýrari en launakostnaður yfir daginn á virkum dögum. Þess vegna geta þeir sem skipuleggja vinnustundir síns aðstoðarfólks einkum á kvöldin og um helgar skipulagt færri vinnustundir en þeir sem skipuleggja sína aðstoð á daginn á virkum dögum, þó þessir verkstjórnendur fái sama fjárframlagið frá sveitarfélagi sínu og séu með sömu þjónustuþörf í vinnustundafjölda.

Ef þú vilt fá aðstoð við að setja fram áætlun og ákveða hversu marga tíma þú getur skipulagt í þinni aðstoð með hliðsjón af fjárframlagi sveitarfélagsins, hafðu þá samband við þinn ráðgjafa hjá NPA miðstöðinni.

Launahækkanir

Laun hækka sjálfkrafa samkvæmt kjarasamningum, yfirleitt einu sinni á ári. Þú þarft ekki að gera neitt sjálf/ur því NPA miðstöðin sér um að uppfæra launin. Þú og aðstoðarfólkið þitt eigið að fá tilkynningu um hækkanirnar fyrirfram.

Launafulltrúi hjá NPA miðstöðinni sér einnig um að fylgjast með starfsaldri þíns aðstoðarfólks og sér til þess að færa aðstoðarfólkið milli launaþrepa þegar það hefur náð tilteknum starfsaldri hjá þér.

Að skrifa undir ráðningarsamning

Ef þú hefur fyllt út ráðningarform fyrir nýtt aðstoðarfólk á heimasíðu NPA miðstöðvarinnar útbýr ráðgjafi þinn rafrænan ráðningarsamninga fyrir þig og aðstoðarmanninn til undirritunar. Rafræni ráðningarsamningurinn ætti að vera tilbúinn til undirritunar innan við viku eftir að rafræna formið er útbúið.

Rafræni ráðningarsamningurinn er sendur þér í tölvupósti í gegnum Dokobit þar sem þú getur farið yfir samninginn og gengið úr skugga um að allt sé rétt. Ef þú ert sátt/ur þá skrifar þú undir samninginn með rafrænum skilríkum og þá opnast samningurinn fyrir undirritun hjá aðstoðarmanninum. Þegar allir hafa undirritað skjalið telst samningurinn vera fullgiltur.

Þú getur einnig fyllt út ráðningasamning sem þú prentar út. Þú getur nálgast ráðningarsamninga, bæði á íslensku og ensku, ásamt yfirlýsingum um trúnað sem aðstoðarfólk verður að skrifa undir hjá ráðgjafa þínum hjá NPA miðstöðinni.

Áður en þú skrifar undir ráðningarsamning skalt þú að spyrja viðkomandi út í hvort hann/hún sé með hreint sakarvottorð. Ef svo er ekki ættir þú að kalla eftir því áður en ráðningarsamningurinn er fylltur út. Þú og aðstoðarmanneskjan ættuð einnig að hafa farið yfir launatöfluna og vera sammála um í hvaða launaþrepi viðkomandi starfsmaður á að vera.

Þú fyllir út ráðningarsamninginn, eða ráðningarformið á heimasíðu NPA miðstöðvarinnar ef þú vilt gera rafrænan ráðningarsamning, með aðstoðarmanneskjunni. Fyrst þarf að merkja við hvort um sé að ræða nýja ráðningu eða hvort um sé að ræða breytingu frá fyrri ráðningu, t.d. minnkað eða aukið starfshlutfall eða úr tímabundinni ráðningu yfir í ótímabundna.

Starfsmaðurinn setur inn nafnið sitt, kennitölu, heimilisfang, netfang og símanúmer á ráðningarsamninginn. Þú setur inn nafnið þitt sem verkstjórnandi, kennitöluna þína og heimilisfang. Ef þú ert með aðstoðarverkstjórnanda setur aðstoðarverkstjórnandi sitt nafn á samninginn.

Merkja þarf hvort verkstjórnandi sé yfir 18 ára og hvort aðstoðarmaður sé nákominn verkstjórnanda.

Þú fyllir út rétt starfshlutfall sem prósentuhlutfall. Setja má starfshlutfallið á litlu bili, ef vinnan er fyrirsjáanlega sveigjanleg á milli mánaða. Reikna þarf út starfshlutfallið í prósentum út frá vinnustundafjölda á mánuði þá skal deila fjölda klukkustunda sem starfsmaðurinn mun vinna í mánuði með 156, sem er fjöldi vinnustunda fyrir fullt starf og margfalda með 100. Dæmi: Aðstoðarmaðurinn mun vinna 100 vinnustundir á mánuði að meðaltali; 100 deilt með 156 gerir 0,64 og sinnum 100 gerir þá 64% starfshlutfall. Þú merkir einnig við hvort um sé að ræða ótímabundinn samning eða tímabundinn. Þá skráir þú inn tímabilið sem starfsmaðurinn vinnur.

Ef þú og aðstoðarmaður þinn eruð sammála um það getið þið einnig hakað í „afleysingar.“ Það á þó einungis við í þeim tilvikum sem þú og aðstoðarmaðurinn viljið ekki skuldbinda ykkur í ákveðið starfshlutfall. Lestu meira um þetta undir kaflaheitinu „Afleysingar.“

Ef aðstoðarmaðurinn er með reynslu úr sömu starfsgrein þarf að tilgreina hana í samningnum. Þið hakið í rétt launaþrep og setjið inn dagsetninguna þegar starfsmaðurinn mætti á fyrstu vaktina samkvæmt þessum samningi.

Aðstoðarmaðurinn setur inn upplýsingar um bankareikning sem launin verða lögð inn á. Þá þarf að geta þess hvort aðstoðarmaðurinn vill nýta persónuafsláttinn sinn með þessari vinnu og þá hversu hátt hlutfall. Ef hann hyggst nýta allan afsláttinn hjá NPA miðstöðinni er skrifað 100% í reitinn, annars það hlutfall sem viðkomandi óskar eftir. Ef starfsmaður hyggst ekki nýta persónuafsláttinn hjá NPA miðstöðinni er sett inn 0%. Hægt er að breyta prósentuhlutfalli persónuafsláttar hvenær sem er með því að hringja í launafulltrúa NPA miðstöðvarinnar.

Neðst á ráðningarsamninginn skrifar þú undir sem verkstjórnandi eða aðstoðarverkstjórnandi þinn fyrir þína hönd.

Aftan á ráðningarsamningnum eru mikilvægar upplýsingar um meðhöndlun trúnaðargagna hjá NPA miðstöðinni. Það er mikilvægt að fara í gegnum þetta með aðstoðarmanninum. Þá er jafnframt mikilvægt að aðstoðarmaðurinn undirriti trúnaðaryfirlýsingu NPA miðstöðvarinnar. Þagnarskylda gildir samkvæmt lögum, óháð því hvort aðstoðarmaður skrifar undir yfirlýsinguna eða ekki, en það er gott fyrir ykkur bæði ef aðstoðarmaðurinn er meðvitaður um trúnaðarskylduna.

Aðstoðarmaður skrifar svo undir samninginn á aftari síðunni ásamt fulltrúa frá NPA miðstöðinni.

Þegar þú og aðstoðarmaðurinn hafið fyllt út ráðningarsamning og undirritað og ráðgjafi NPA miðstöðvarinnar hefur yfirfarið og undirritað hann einnig er ráðningin orðin gild. NPA miðstöðin varðveitir ráðningarsamninga aðstoðarfólks þíns og lætur þig vita þegar þeir falla úr gildi.

Starfslýsing

Starfslýsing er lýsing á þeim ábyrgðarsviðum og verkefnum sem fylgja starfi aðstoðarmanns. Mikilvægt er að aðstoðarmaðurinn fái góða lýsingu á starfi sínu og verkefnunum sem í starfinu felast svo að það komi ekki aðstoðarmanni á óvart að tiltekin verkefni séu hluti af starfi hans eða að ætlast sé til ákveðinn hluta af honum.

Aðstoðarfólk á rétt á því að starfslýsing fyrir starfið liggi fyrir og því verður þú að útbúa starfslýsingu fyrir þitt aðstoðarfólk.

Í starfslýsingu eiga að koma fram allir meginþættir starfs þannig að ljóst sé hvaða kröfur eru gerðar til starfsmanns, hvaða verkefnum honum er ætlað að sinna og hvert sé ábyrgðarsvið hans og skyldur. Einnig er hægt að skilgreina markmið og væntingar um árangur.

Starfslýsing á ekki að vera of nákvæm og ekki fela í sér lýsingar á minni verkefnum og verkferlum. Lýsingin á ekki að vera ósveigjanleg þannig að hún takmarki möguleika til að haga starfi í samræmi við aðstæður og þarfir hverju sinni. Mikilvægt er að lýsingar séu í góðu jafnvægi, hlutlægar og á einföldu og auðskiljanlegu máli.

Ráðgjafi þinn hjá NPA miðstöðinni getur aðstoðað þig við að útbúa starfslýsingar fyrir aðstoðarfólkið þitt.

Aðlögun nýs aðstoðarfólks

Til þess að nýráðinn aðstoðarmaður nýtist þér sem best og vaxi inn í starfið sitt þarftu að ganga úr skugga um að hann fái góða aðlögun. Það er auðveldara fyrir aðstoðarmanninn að verða góður aðstoðarmaður ef þú segir honum hvað hann á að gera strax í upphafi og leiðbeinir honum vel. Leiðréttið og útskýrið strax ef aðstoðarmaðurinn gerir eitthvað rangt. Það er auðveldara að gera það strax en að gera það sex mánuðum síðar.

Skipta má aðlöguninni í tvo hluta: Hagnýtan hluta sem fjallar um það hvernig aðstoð þú vilt fá og svo almenna kynningu um hlutverk ykkar beggja, NPA miðstöðvarinnar sem umsýsluaðila og hvaða þýðingu það hefur við aðstoðarmanninn sem starfsmann. Margir verkstjórnendur telja að það virki vel að gera lista yfir það sem er mikilvægt að hafa með í kynningunni fyrir fram. Hér eru nokkur dæmi:

Hagnýt aðlögun

  • Hagnýta aðlögunin getur verið útfærð á marga mismunandi vegu. Það mikilvæga er að gefa aðstoðarmanninum tækifæri til að skilja hvernig þú vilt hafa hlutina og hvers þú væntir af aðstoðarmanninum.
  • Þú getur annast aðlögunina sjálf/ur eða látið aðstoðarmanninn starfa með öðrum aðstoðarmanni um tíma.
  • Þú verður að hafa skriflega starfslýsingu og geta útskýrt hana einnig munnlega.
  • Farðu í gegnum það sem þú býst við frá aðstoðarmanninum, hvernig þú vilt að aðstoðarmaðurinn hagi sér við mismunandi aðstæður. Til dæmis, farðu í gegnum daglegar venjur eða aðstæður sem koma oft fyrir.
  • Útskýrðu hvernig þú vilt að samskiptin virki milli þín og aðstoðarmannsins. Það getur átt við um hlutverk aðstoðarmannsins sem bæði starfsmaður og aðstoðarmaður fyrir þig. Til dæmis, ætti aðstoðarmaðurinn að draga sig til hlés í félagslegum aðstæðum? Hvernig viltu að aðstoðarmaðurinn tilkynni sín veikindi eða sæki um frí?
  • Farðu yfir mikilvægar þarfir sem eiga við þig, svo sem lyf eða þess háttar.

Almenna aðlögunin

NPA miðstöðin er að þróa þjálfun og námskeið fyrir aðstoðarfólk sem þú munt geta nýtt fyrir þitt aðstoðarfólk. Jafnframt mun þitt aðstoðarfólk geta sótt opin námskeið og fræðslu á vegum miðstöðvarinnar sjálft. Miðstöðin mun gefa út bækling með námskeiðum fyrir hvert ár, en þú getur einnig fylgst með á heimasíðu miðstöðvarinnar og samfélagsmiðlum.

Hins vegar verður þú að fara yfir þá hluti starfsins sem eru einstaklingsbundnir og eiga aðeins við um þig og þínar aðstæður. Gott er fyrir þig að fara yfir eftirfarandi atriði vel í upphafi og aðlaga starfsmanninn að þessum aðstæðum:

  • Hver gerir hvað? Segðu aðstoðarmanninum ólíkum hlutverkum í NPA, til dæmis hvað gerir þú sem verkstjórnandi og hvert þitt hlutverk er sem yfirmaður, hvað gerir NPA miðstöðin sem umsýsluaðili og launagreiðandi, hver er ráðgjafi þinn hjá NPA miðstöðinni og við hvaða aðstæður getur aðstoðarmaðurinn leitað til miðstöðvarinnar, hvað gerir aðstoðarverkstjórnandi minn og hvert er hans hlutverk ef það á við, hlutverk persónulegs talsmanns ef það á við, hlutverk forráðamanns eða annarra heimilismanna og mörk sem er mikilvægt að hafa í huga o.s.frv.
  • Farðu vel yfir trúnaðarskylduna.
  • Farðu yfir vinnuumhverfið og helstu staði og aðstæður sem þú sækir.
  • Farðu yfir kjarasamning NPA aðstoðarfólks.
  • Hvernig veikindaleyfi eru tilkynnt, hvaða réttur er til staðar og hvernig aðstoðarfólk sækir um leyfi frá vinnu eða orlof.
  • Hvernig þú skráir vinnustundir aðstoðarfólks og hvernig þú útbýrð vaktaplan.
  • Hvernig aðstoðarmaðurinn ætti að bregðast við ef eitthvað alvarlegt kemur fyrir þig (sjá „Áhættumat“).
  • Segðu frá því að aðstoðarmaður þinn geti leitað til NPA miðstöðvarinnar ef upp koma vandamál eða ef einhverjar spurningar vakna sem þú getur ekki svarað.

Sumir verkstjórnendur fylgja aðlöguninni eftir þegar aðstoðarmaðurinn hefur verið í starfinu í nokkrar vikur. Þá er farið yfir hvernig hlutirnir hafa gengið og hvað þarf að fara yfir aftur eða betur. Aðrir verkstjórnendur segja aðstoðarfólki sínu reglulega hvað er gott og hvað má betur fara.

Námskeið og framhaldsmenntun

Viltu fá námskeið um það efni sem er í þessum kafla eða viltu skipuleggja námskeið fyrir þitt aðstoðarfólk? Smelltu á hnappinn hér að neðan og skrifstofa NPA miðstöðvarinnar mun fá tölvupóst. Við reynum að skipuleggja námskeið út frá eftirspurn.

Var kaflinn hjálplegur?
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Kaflayfirlit