Skipulagning vakta felur í sér að þú, sem verkstjórnandi ákveður hvenær aðstoðarfólkið þitt er að vinna. Það er mikilvægt að skipuleggja vaktir með góðum fyrirvara. Það einfaldar hlutina fyrir þig jafnt sem starfsfólkið.

Þú verður að skipuleggja vaktir fyrir aðstoðarfólk þitt með fjögurra vikna fyrirvara og endanlegt vaktaplan þarf að liggja fyrir með að minnsta kosti einnar viku fyrirvara. Kjarasamningar aðstoðarfólks segja til um hverjar skyldur þínar eru varðandi skipulagningu á vaktaplani og tímabil þeirra.

Hvernig er best að skipuleggja vaktaplan?

‍Við mælum með að þú byrjir á því að hugsa hvað þú þarft aðstoð við á tímabilinu sem þú ert að skipuleggja og hvenær þú þarft aðstoðina. Út frá því getur líka verið gott að hugsa um hvaða aðstoðarmanneskja þú vilt að aðstoði þig á hverjum tíma úr hópi þess aðstoðarfólks sem þú hefur úr að velja á þeim tíma. Oft er líka gott í þessu sambandi að hugsa um hvar þú verður á viðkomandi tíma.

Fjöldi þeirra klukkustunda sem þú hefur til að skipuleggja sem vinnustundir á vöktum í hverjum mánuði koma fram í þínum NPA samningi. Út frá þeim tímafjölda getur þú ráðstafað vöktum og einnig skipulagt hvíldarvaktir og bakvaktir ef það á við. Hugsaðu um hvernig þú getur notað þennan fjölda vinnustunda aðstoðarfólks til þess að láta þitt daglega líf ganga sem best upp.

Yfirleitt er auðveldara að skipuleggja vaktir ef þú ert með margar vinnustundir í mánuði. Ef þú ert til dæmis með sólarhringsaðstoð, getur þú skipulagt lengri eða styttri vaktir sem dekka allan sólarhringinn eftir því sem hentar þér og aðstoðarfólki þínu. Ef þú ert hinsvegar með fáar vinnustundir þarft þú að skipuleggja vaktirnar betur. Ástæðan er einna helst sú að í kjarasamningum eru ákveðnar reglur sem segja til um lágmarks- og hámarkslengd vakta. Sjá nánar undir fyrirsögninni „Hverjar eru reglurnar um lengd vakta?“.

Gott verklag fyrir þig sem verkstjórnanda er að gera vaktaplan í samvinnu við aðstoðarfólk þitt með tilliti til aðstæðna þess. Sumir verkstjórnendur ræða vaktaplön við aðstoðarfólk á meðan það er á vakt, aðrir hafa samband utan vaktar í gegnum síma, tölvupóst eða samfélagsmiðla. Gott er að sýna sveigjanleika gagnvart þörfum aðstoðarfólks en þó þannig að það bitni ekki á þinni þjónustuþörf.

Það er mikilvægt að aðstoðarfólkið þitt viti þegar það byrjar í starfi hjá þér hvernig og hvenær vaktir eru skipulagðar og að þið hafið gott samkomulag um það. Gættu þess þó að endanlegt skipulag þarf að vera skráð í vaktaplani og vinnuskýrslum. Drög að vaktaplani skal kynna fyrir aðstoðarfólki, að minnsta kosti fjórum vikum áður en vaktatímabil hefst. Aðstoðarfólk hefur þá tvær vikur til að gera athugasemdir. Endanlegt og staðfest vaktaplan skal liggja fyrir tveimur vikum áður en tímabil hefst.

Þó samband sé haft við aðstoðarfólk vegna undirbúnings vaktaplans, þá telst það ekki til vinnustunda aðstoðarfólks. Aðstoðarfólk skal ekki útbúa vaktaplön sjálft heldur er það í verkahring verkstjórnanda. Aðstoðarfólk getur aðstoðað verkstjórnanda við gerð vaktaplana, óski verkstjórnandi þess.

Hafir þú spurningar eða vilt leita ráða vegna undirbúnings um gerð vaktaplans, hafðu þá samband við ráðgjafa þinn hjá NPA miðstöðinni. Það getur tekið tíma að læra að gera vaktafyrirkomulag sem hentar þér og því gott að nýta sér alla þá aðstoð sem þú getur fengið til að gera það vaktafyrirkomulag sem hentar þér og þínu lífi best.

Auðvelt er að útbúa vaktaplan í Tímon. Skoðaðu meira um það undir kaflanum Tímon.

Hvernig ætti aðstoðarfólk mitt að starfa?

Þegar þú ræður aðstoðarmanneskju í fast starf felst starfið í ákveðnum fjölda unninna klukkustunda á mánuði. Til dæmis er fullt starf aðstoðarfólks samkvæmt kjarasamningum NPA miðstöðvarinnar 156 vinnustundir á mánuði, en vinnuvika NPA aðstoðarfólks styttist þann 1. maí 2022 og fór úr 40 vinnustundum á viku niður í 36. Hlutastarf er þá færri vinnustundir. Þetta þýðir þó ekki að aðstoðarfólk þurfi alltaf að vinna nákvæmlega þann fjölda klukkustunda í hverjum mánuði sem starfshlutfallið segir til um, heldur að meðaltalið sé rétt. Margir NPA notendur og aðstoðarfólk þeirra kjósa þó að hafa ákveðinn sveigjanleika á starfshlutfallinu. Lestu meira um þetta undir fyrirsögninni „Sveigjanleiki starfshlutfalls“.

Sumir verkstjórnendur velja að skipuleggja fastar vaktir á rúllandi vaktaplani, þ.e. vaktaplani sem endurtekur sig aftur og aftur, en aðrir verkstjórnendur skipuleggja vaktir og gera vaktaplön eftir þörfum hverju sinni.

Þegar þú hefur útbúið vaktaplan getur þú gert breytingar á planinu eftir á eftir þörfum. Gott markmið er  hins vegar að halda slíkum breytingum í lágmarki og gera það í góðu samstarfi við aðstoðarfólkið þitt. Almennt ættir þú að miða við að gera aðeins breytingar á vaktaplani vegna þess að þú þarft á því að halda, ekki vegna þess að aðstoðarmanneskja getur af einhverjum ástæðum ekki unnið. Breytingar á vaktaplani með skömmum fyrirvara geta einnig haft í för með sér þær afleiðingar að þú þurfir að greiða sérstakt álag til þess aðstoðarfólks sem á í hlut. Lestu meira um þetta í kaflanum „Breytingar á vaktaplani“.

Hvað er breyting á vaktaplani?

Algengast er að verkstjórnendur geri vaktaplan sem endurtekur sig fram í tímann (rúllandi vaktaplan), eða að gert sé vaktaplan nokkrar vikur fram í tímann. Vaktaplan þarf að ná yfir að lágmarki 4 vikur og vera kynnt aðstoðarfólki með minnst viku fyrirvara. Hins vegar getur það komið fyrir að þú þurfir að gera breytingar á vaktaplaninu þínu ef þú vilt nýta aðstoðina á annan hátt en þú gerðir upphaflega ráð fyrir eða ef eitthvað sérstakt stendur til.

Breyting á vaktaplani ætti alltaf að ráðast af þörf þinni fyrir aðstoð, ekki af því að aðstoðarfólkið þitt getur ekki unnið af einhverjum ástæðum. Það telst ekki vera breyting á vaktaplani þegar þú færð aðra aðstoðarmanneskju á vakt í afleysingu, önnur aðstoðarmanneskja er veik, í orlofi, fæðingarorlofi eða hefur verið sagt upp.

Þegar þú gerir breytingu á vaktaplaninu verður þú að tilkynna aðstoðarfólkinu þínu um breytinguna eins fljótt og mögulegt er. Breytir þú vaktaplaninu með skemmri en viku fyrirvara, eða því sem nemur minna en 168 klukkustundum, þá á aðstoðarfólk þitt, sem breytingin tekur til, rétt á að fá greiddar tvær klukkustundir í yfirvinnu. Ef breyting á vaktaplaninu er gerð innan eins sólarhrings, þá á aðstoðarfólk þitt sem þarf að mæta á vakt innan 24 klukkustunda frá breytingu rétt á þremur klukkustundum í yfirvinnu. Þetta á þó ekki við ef aðstoðarfólkið þitt óskar sjálft eftir breytingunni.

Æfing í að útbúa vaktaplan

Nú geturðu prófað að útbúa prufuvaktaplan fyrir aðstoðarfólkið þitt í Tímon og gert áætlun. Þú getur kynnt þér betur reglur um skipulag vakta í kaflanum „Vinnutími og fyrirkomulag vakta“.

Leitaðu ráða hjá ráðgjafa NPA miðstöðvarinnar varðandi að setja upp vaktaplan í Tímon til að prófa þig áfram.