Stækka letur
Hlusta
Leita
Stækka letur
Hlusta

Skipuleggja vaktir aðstoðarfólks

Sjá skjalasafn

Skipulagning vakta felur í sér að þú, sem verkstjórnandi ákveður hvenær aðstoðarfólkið þitt er að vinna, Það er mikilvægt að skipuleggja vaktir með góðum fyrirvara. Það einfaldar hlutina fyrir þig jafnt sem starfsfólkið.

Þú verður að skipuleggja vaktir fyrir aðstoðarfólk þittmeð fjögurra vikna fyrir vara og endanlegt vaktaplan þarf að liggja fyrir með að minnsta kosti einnar viku fyrirvara. Kjarasamningar aðstoðarfólks segja til um hverjar skyldur þínar eru varðandi skipulagningu á vaktaplani og tímabil þeirra.

Hvernig er best að skipuleggja vaktaplan?

Við mælum með að þú byrjir á því að hugsa hvað þú þarft aðstoð við á tímabilinu sem þú ert að skipuleggja og hvenær þú þarft aðstoðina. Út frá því getur líka verið gott að hugsa um hvaða aðstoðarmaður þú vilt að aðstoði þig á hverjum tíma úr hópi þess aðstoðarfólks sem þú hefur úr að velja á þeim tíma. Oft er líka gott í þessu sambandi að hugsa um hvar þú verður á viðkomandi tíma.

Fjöldi þeirra klukkustunda sem þú hefur til að skipuleggja sem vinnustundir á vöktum í hverjum mánuði koma fram á þínum NPA samningi. Út frá þeim tímafjölda getur þú ráðstafað vöktum og einnig skipulagt hvíldarvaktir og bakvaktir ef það á við. Hugsaðu um hvernig þú getur notað þennan fjölda vinnustunda aðstoðarfólks til þess að láta þitt daglega líf ganga sem best upp.

Yfirleitt er auðveldara að skipuleggja vaktir ef þú ert með margar vinnustundir í mánuði. Ef þú ert til dæmis með sólarhringsaðstoð, getur þú skipulagt lengri eða styttri vaktir sem dekka allan sólarhringinn eftir því sem hentar þér og aðstoðarfólki þínu. Ef þú ert hinsvegar með fáar vinnustundir þarft þú að skipuleggja vaktirnar betur. Ástæðan er einna helst sú að í kjarasamningum eru ákveðnar reglur sem segja til um lágmarks- og hámarkslengd vakta. Sjá nánar undir fyrirsögninni „Hverjar eru reglurnar um lengd vakta?“.

Það sem þú þarft að hafa í huga

  • Hversu margar vinnustundir aðstoðarfólks hefur þú sem verkstjórnandi úr að spila?
  • Hvað gerir þú yfir daginn? Þetta getur auðvitað verið mismunandi eftir vinnutímabilum og t.d. árstíðum.
  • Gott er að hafa í huga við gerð vaktaskipulags hvenær vaktaskipti aðstoðarfólks eiga sér stað. Hvar ert þú, eða hvað ert þú að gera þegar vaktaskipti eiga sér stað? Eru vaktaskiptin á heppilegum tíma fyrir þig?
  • Viltu lifa hvatvísu lífi eða viltu hafa meiri reglu á hlutunum?
  • Stundar þú áhugamál eða tómstundir sem krefjast aðstoðarfólks sem er með sérstök áhugamál, lífsvenjur, þekkingu eða kunnáttu?
  • Er starfið sem þú veitir og skipuleggur starf sem einhver myndi vilja vinna? Hugsaðu út frá sjálfri/sjálfum þér, hvort þú myndir sækja um starf hjá þér. Ertu með vinnustundirnar á hreinu? Getur aðstoðarfólk komist auðveldlega í og úr vinnu? Fær aðstoðarfólk skýr fyrirmæli í vinnunni?

What’s a Rich Text element?

THversu margar vinnustundir aðstoðarfólks hefur þú sem verkstjórnandi úr að spila?

  • Hvað gerir þú yfir daginn? Þetta getur auðvitað verið mismunandi eftir vinnutímabilum og t.d. Árstíðum.
  • Gott er að hafa í huga við gerð vaktaskipulags hvenær vaktaskipti aðstoðarfólks eiga sér stað. Hvar ertu eða hvað ertu að gera þegar vaktaskipti eiga sér stað? Eru vaktaskiptin á heppilegum tíma fyrir þig?
  • Viltu lifa hvatvísu lífi eða viltu hafa meiri reglu á hlutunum?
  • Stundar þú áhugamál eða tómstundir sem krefjast aðstoðarfólks sem er með sérstök áhugamál, lífsvenjur, þekkingu eða kunnáttu?
  • Er starfið sem þú veitir og skipuleggur starf sem einhver myndi vilja vinna? Hugsaðu út frá sjálfri/sjálfum þér, hvort þú myndir sækja um starf hjá þér. Ertu með vinnustundirnar á hreinu? Getur aðstoðarfólk komist auðveldlega í og úr vinnu? Fær aðstoðarfólk skýr fyrirmæli í vinnunni?

Undirbúningur og gerð vaktaplans telst ekki til vinnustunda aðstoðarfólks.

Gott verklag fyrir þig sem verkstjórnanda er að gera vaktaplan með aðstoðarfólki þínu á meðan það er ekki á vakt, til dæmis í gegnum síma, tölvupóst eða samfélagsmiðla. Hafir þú samband í gegnum síma eða samfélagsmiðla þá er gott að hafa í huga fyrir liðsheildina og samstarfið. Það er einnig mikilvægt að aðstoðarfólkið þitt viti þegar það byrjar í starfi hjá þér hvernig og hvenær vaktir eru skipulagðar og að þið hafið gott samkomulag um það. Gættu þess þó að endanlegt skipulag þarf að vera skráð í vaktaplani og vinnuskýrslum.

Undirbúningur og gerð vaktaplans telst ekki til vinnustunda aðstoðarfólks. Hafir þú spurningar eða vilt leita ráða vegna undirbúnings um gerð vaktaplans, hafðu þá samband við ráðgjafa þinn hjá NPA miðstöðinni. Það getur tekið tíma að læra að gera vaktafyrirkomulag sem hentar þér og því gott að nýta sér alla þá aðstoð sem þú getur fengið til að gera það vaktafyrirkomulag sem hentar þér og þínu lífi best.

Auðvelt er að útbúa vaktaplan í Tímon. Skoðaðu meira um það undir kaflanum Tímon.

Hvernig ætti aðstoðarfólk mitt að starfa?

Þegar þú ræður aðstoðarmanneskju í fast starf felst starfið í ákveðnum fjölda unnina klukkustunda á mánuði. Til dæmis er fullt starf aðstoðarfólks samkvæmt kjarasamningum NPA miðstöðvarinnar 156 vinnustundir á mánuði, en vinnuvika NPA aðstoðarfólks styttist úr þann 1. maí 2022 og fór úr 40 vinnustundum á viku niður í 36. Hlutastarf er þá færri vinnustundir. Þetta þýðir þó ekki að aðstoðarfólk þurfi alltaf að vinna nákvæmlega þann fjölda klukkustunda í hverjum mánuði sem starfshlutfallið segir til um, heldur að meðaltalið sé rétt. Margir NPA notendur og aðstoðarfólk þeirra kjósa þó að hafa ákveðinn sveigjanleika á starfshlutfallinu. Lestu meira um þetta undir fyrirsögninni „Sveigjanleiki starfshlutfalls“.

Sumir verkstjórnendur velja að skipuleggja fastar vaktir á rúllandi vaktaplani, þ.e. vaktaplani sem endurtekur sig aftur og aftur, en aðrir verkstjórnendur skipuleggja vaktir og gera vaktaplön eftir þörfum hverju sinni.

Þegar þú hefur útbúið vaktaplan getur þú gert breytingar á planinu eftir á eftir þörfum. Gott markmið er  hinsvegar að halda slíkum breytingum í lágmarki og gera það í góðu samstarfi við aðstoðarfólkið þitt. Almennt ættir þú að miða við að gera aðeins breytingar á vaktaskrá vegna þess að þú þarft á því að halda, ekki vegna þess að aðstoðarmanneskja getur af einhverjum ástæðum ekki unnið. Breytingar á vaktaplani með skömmum fyrirvara geta einnig haft í för með sér afleiðingar þannig að þú þarft að greiða sérstakt álag til þess aðstoðarfólks sem á í hlut. Lestu meira um þetta í kaflanum „Breytingar á vaktaplani“.

Sumir verkstjórnendur velja að skipuleggja fastar vaktir á rúllandi vaktaplani.

Breytingar á vaktarplani

Hvað er breyting á vaktaplani?

Algengast er að verkstjórnendur geri vaktaplan sem endurtekur sig fram í tímann (rúllandi vaktaplan), eða að gert sé vaktaplan nokkrar vikur fram í tímann. Vaktaplan þarf að ná yfir að lágmarki 4 vikur og vera kynnt aðstoðarfólki með minnst viku fyrirvara. Hins vegar getur það komið fyrir að þú þurfir að gera breytingar á vaktaplaninu þínu ef þú vilt nýta aðstoðina á annan hátt en þú gerðir upphaflega ráð fyrir eða ef eitthvað sérstakt stendur til.

Breyting á vaktaplani ætti alltaf að ráðast af þörf þinni fyrir aðstoð, ekki af því að aðstoðarfólkið þitt getur ekki unnið af einhverjum ástæðum. Það telst ekki vera breyting á vaktaplani þegar þú færð aðra aðstoðarmanneskju á vakt í afleysingu, önnur aðstoðarmanneskja er veik, í orlofi, fæðingarorlofi eða hefur verið sagt upp.

Þegar þú gerir breytingu á vaktaplaninu verður þú að tilkynna aðstoðarfólkinu þínu um breytinguna eins fljótt og mögulegt er. Breytir þú vaktaplaninu með skemmri en viku fyrirvara, eða því sem nemur minna en 168 klukkustundum, þá á aðstoðarfólk þitt, sem breytingin tekur til, rétt á að fá greiddar tvær klukkustundir í yfirvinnu. Ef breyting á vaktaplaninu er gerð innan eins sólarhrings, þá á aðstoðarfólk þitt sem þarf að mæta á vakt innan 24 klukkustunda frá breytingu rétt á þremur klukkustundum í yfirvinnu. Þetta á þó ekki við ef aðstoðarfólkið þitt óskar sjálft eftir breytingunni.

Dæmi 1

Á mánudegi ákveður Berglind að bjóða vinkonum sínum í saumaklúbb á föstudeginum. Hún tekur eftir því að aðstoðarkona sín, Hildur, sem hefur jafn mikinn áhuga á bakstri og heitum brauðréttum og hún, er ekki að vinna á föstudeginum heldur Gerður. Auk þess sér hún fram á að lengja föstudagsvaktina þar sem saumaklúbburinn gæti enst eitthvað fram eftir kvöldi. Berglind ákveður að breyta vaktaskránni þannig að vaktir Gerðar og Hildar víxlast og föstudagsvaktin verður lengri. Berglind lofar að stytta aðra vakt hjá Hildi síðar. Þar sem breytingin á vaktaskránni á sér stað með minna en viku fyrirvara þarf hún að greiða Hildi og Gerði tvær vinnustundir í yfirvinnu vegna álags.

Dæmi 2

Um miðjan dag áttar Baldur sig á því að hann var búinn að steingleyma atvinnuviðtali sem hann er að fara í morguninn eftir. Hann sér að það eru akkúrat vaktaskipti á þeim tíma sem atvinnuviðtalið fer fram. Hann breytir vaktinni hans Páls þannig að hún hefist fyrr, en sendir Hermann, hinn aðstoðarmanninn sem á að vera á vakt, klukkustund fyrr heim. Baldur verður að greiða Páli þrjár vinnustundir í yfirvinnu í álag vegna breytingarinnar, en hann þarf ekki greiða Hermanni neitt því hann klárar bara vaktina heima hjá sér.

Æfing í að útbúa vaktaplan

Nú geturðu prófað að útbúa prufuvaktaplan fyrir aðstoðarfólkið þitt í Tímon og gert áætlun. Þú getur kynnt þér betur reglur um skipulag vakta í kaflanum „Vinnutími og fyrirkomulag vakta“.

Leitaðu ráða hjá ráðgjafa NPA miðstöðvarinnar varðandi að setja upp vaktaplan í Tímon til að prófa þig áfram.

Var kaflinn hjálplegur?
Takk, skilaboðin hafa verið send!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Kaflayfirlit